2
Organo asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD.
3
Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas de procedimiento.
5
Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
7
Unidad técnico-operativa de una institución.
8
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
9
Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.
10
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales.
11
Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
12
son una serie de documentos que se han recogido y dan apoyo con su contenido a las tareas administrativas.
13
Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia.
14
Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
15
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
18
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
19
Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
