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1. ¿Cuál es el objetivo principal de un archivo?
A
Organizar y conservar la documentación de una entidad.
B
Eliminar la documentación innecesaria.
C
Crear nuevos documentos.
2. ¿Qué es un expediente?
A
Una carpeta vacía.
B
Un archivo digital.
C
Conjunto de documentos relacionados con un asunto o actividad.
3. ¿Cuál es la función de la clasificación en un archivo?
A
Ordenar los documentos según un criterio establecido.
B
Destruir los documentos antiguos.
C
Guardar los documentos en cualquier orden.
4. ¿Qué es la descripción archivística?
A
El tamaño de los documentos.
B
La ubicación física de los documentos.
C
Proceso de identificar y describir los documentos de un archivo.
5. ¿Cuál es la finalidad de la conservación en un archivo?
A
Modificar los documentos originales.
B
Preservar los documentos en buen estado a lo largo del tiempo.
C
Digitalizar los documentos.
6. ¿Qué es un archivo de gestión?
A
Un archivo destruido.
B
Archivo que contiene documentos en uso o de consulta frecuente.
C
Un archivo histórico.
7. ¿Cuál es la importancia de la gestión documental en un archivo?
A
Eliminar los documentos obsoletos.
B
Crear más documentos.
C
Facilitar la localización y recuperación de los documentos.
8. ¿Qué es un archivo histórico?
A
Un archivo desorganizado.
B
Un archivo temporal.
C
Archivo que conserva documentos de valor permanente.
9. ¿Cuál es la función del acceso en un archivo?
A
Restringir el acceso a los documentos.
B
Permitir la consulta y uso de los documentos por parte de los usuarios.
C
Guardar los documentos sin posibilidad de consulta.
10. ¿Qué es un archivo intermedio?
A
Un archivo vacío.
B
Un archivo digital.
C
Archivo que almacena documentos semiactivos.
11. ¿Cuál es la entidad que regula los archivos en Colombia?
A
Ministerio de Cultura
B
Archivo General de la Nación
C
Congreso de la República
12. ¿Qué es un archivo centralizado?
A
Archivo localizado en un único departamento
B
El archivo de cada dependencia
C
Son documentos de acceso público
13. Los recibos de nómina de los empleados del último año son archivo:
A
Inactivo
B
Semiactivo
C
Activo
14. Las funciones de la unidad de correspondencia, son:
A
Establece las series documentales y elabora las TRD
B
Manejo y control de los documentos que entran y salen
C
Planea y ejecuta las acciones de preservación de largo plazo
15. Al recibir documentos los que no se radican son:
A
Correspondencia interna
B
Correspondencia externa
C
Cajas, paquetes, folletos, revistas y periódicos