Son principios de la función archivística
Conservación
Ley General de Archivos
Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos
Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios
Ciclo vital de los documentos
Procedimiento para asignar un consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío
Entes de supervisión y vigilancia que apoyan al Archivo General de la Nación
Norma que establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales y privadas.
Conjunto ordenado de documentos
Ley 594 de 2000
Archivo privado
Acuerdo 060 de 2001
Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República
Radicación
Administración y acceso. Importancia de los archivos. Modernización
Sistema Nacional de Archivos
Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico
Archivo
La tarea específica del archivo histórico
Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital
Correspondencia
Son todos los documentos recibidos o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad del estado
Los archivos según su uso son:
Documento Público
Documento original
Archivo privado de interés público
Soporte documental
Listado de series con sus tipos documentales, a las que se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
Actividades administrativas y técnicas para planificación, manejo y organización de la documentación que facilitan su utilización y conservación.
Tabla de retención documental
Comunicaciones Oficiales
Activo, semiactivo e inactivo
Documento electrónico de archivo
Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Son las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades públicas, a título personal.
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público
Medios en los cuales se contiene la información
Es la fuente primaria de información que permite garantizar su autenticidad e integridad
Gestión documental