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documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización
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Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad , agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.
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conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
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Conjunto de operaciones técnicas y administrativas donde su finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con ciertos criterios para organizar el contenido
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: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía
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ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las oficinas que deben atenderlas o registrarlas.
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: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas establecidas para la elaboración y tramite.
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Sitio o lugar de trabajo “oficina”.
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Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
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Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.
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Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
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Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres
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permite detectar y corregir los errores en una etapa determinada, antes de pasar a la siguiente, ahorrando tiempo, recursos y evitándose repetir el proceso.
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puede ser en un medio virtual o un medio físico. Es el procedimiento por el cual se tiene acceso a un documento
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Acción en la cual la oficina de radicación o la recepcionista reparte los archivos o documentos a cada correspondencia a la cual vayan dirigidas.
