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: Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad , agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.
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documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización.
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Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su tramite es diferente al de la correspondencia ordinaria.
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conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.
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conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
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: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas establecidas para la elaboración y tramite.
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: ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las oficinas que deben atenderlas o registrarlas.
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. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un númeroconsecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
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Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.
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Estos documentos no requieren de ningún control control especial, en el momento en que se reciben se determina si son de interés para alguna de las dependencias u oficinas.
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: Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres.
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Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.
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Este material hace parte de una unidad de información diferente al archivo.
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Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.
