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la documentación que se recibe y se produce es saber cómo y a dónde se debe despachar cada uno de estos documentos así como la preservación de los mismos.
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la carta,el memorando,la circular,el acta administrativa y el informe administrativo son:
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se debe velar por la adecuada conservación y el control en la producción, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos.
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se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.
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documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización
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Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad, agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.
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conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ello.
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el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
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Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas establecidas para la elaboración y tramite.
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ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las oficinas que deben atenderlas o registrarlas.
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muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.
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Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
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Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres
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Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.
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para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia contar con una carpeta que permita transportar los documentos que recibe y que envía.
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. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.
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computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. También facilitan el trámite y distribución equipos de fax, correo electrónico, digitalización, reprografía, entre otros.
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con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las Unidades de Correspondencia deberán contar con sellos, como: Recibido, devuelto, urgente y los demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.
