1
Se define como la tarea de asignar variables Booleanas a cada par pertenecientes a, donde es el dominio de los documentos y es una colección de categorías predefinidas.
2
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
3
Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad , agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.
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Documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización
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Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
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Es el medio en el cual se contiene la información, este varia según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc.
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Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
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Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
9
Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas establecidas para la elaboración y tramite.
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Ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las oficinas que deben atenderlas o registrarlas.
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Comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
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Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.
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Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
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Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres.
