1
Definir actividades, responsables y objetivos con el fin de verificar que el SGDEA satisface las necesidades por la cuales fue iniciado y definir actividades que contribuyen a controlar los cambios posteriores a los procesos de implementación del SGDEA.
2
Ambiente tecnológico sobre el cual se capacita y evalúa el sistema una vez es diseñado.
3
Programa que busca facilitar y conseguir la implementación exitosa de los procesos de transformación, lo que implica trabajar con y para las personas en la aceptación y asimilación de los cambios y en la reducción de la resistencia a los mismos.
4
Conjunto de leyes, decretos, políticas, reglamentación interna y/o externa aplicable al SGDEA.
5
PINAR, PGD, CCD, TRD, Inventarios documentales, tablas de control de acceso, entre otros.
6
Acción de evaluar la situación actual.
7
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
8
Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital desde un formato o versión de un formato hacia otro.
9
Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.
10
Autenticidad, Confidencialidad, Integridad y disponibilidad.
11
Conjunto de las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental.
12
Datos que hablan de los datos, es decir, describen el contenido de los archivos o la información de los mismos.
13
Acción de describir claramente la definición y el control de lo que se va a hacer, hasta dónde; de lo que está y no estará incluido, conforme a la misión; estrategias y metas de la entidad y/u organización.
14
Proceso encargado de transformar los documentos en formato papel (u otros soportes analógicos) a través de procesos de digitalización, reconocimiento, clasificación y diligenciamiento de metadatos.
15
Fase donde se define la estrategia de implementación del SGDEA, se puede dividir en fases y se realiza un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.
16
Funciones que desempeñan las personas dentro de alguna de las etapas de implementación del SGDEA.
17
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
18
Matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
19
Instrumento que refleja las actividades, tiempos y responsables de una etapa de implementación.
