1
El proceso de digitalización debe ser acompañado de un plan de gestión de calidad para ser aplicado durante todo el proceso de digitalización y posterior almacenamiento.
2
Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
3
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
4
Es un conjunto de documentos organizados según unidades académico – administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión. Constituye la segunda fase del sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi –permanente.
5
Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos
6
Documento de carácter probatorio, público y privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
7
Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
8
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
9
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
10
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
11
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.
12
Documento escrito, que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especifica
