Matching Pairs Gestión Documental SenaOnline version Actividad Gestión Documental by Maykoll Aldana Torres 1 Expediente 2 Principio de orden original 3 Ciclo vital del documento 4 Comunicaciones oficiales 5 Archivo central 6 Recepción de Comunicaciones 7 Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 8 Unidad de análisis en los procesos de identificación documental, y es constituida por varios tipos documentales formando un expediente. 9 Almacenamiento de documentos 10 Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. 11 Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. 12 Unidad documental simple 13 Tipo documental 14 Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, 15 Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 16 Correspondencia 17 Radicación de comunicaciones 18 Archivo Histórico 19 Distribución de Comunicaciones 20 Principio de procedencia Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Valor primario Archivo de Gestión Unidad de analisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando esta constituida por un solo tipo documental. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Principio de procedencia Valor secundario Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Transferencia documental Unidad Documental Compleja Registro de Comunicaciones Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
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