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Los 8 Procesos de la Gestión Documental

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Los 8 Procesos de la Gestión Documental

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Mapa interactivo que explica el ciclo de vida de los documentos y los 8 procesos de la gestión documental aplicados a la organización.

Fuentes consultadas:

Archivo General de la Nación. (2014). Manual de Implementación del Programa de Gestión Documental (PGD). AGN Colombia.

Archivo General de la Nación. (2006). Cartilla de Clasificación, Ordenación y Descripción Documental. AGN Colombia.

Ministerio de Cultura. (2015). Decreto 1080 de 2015 (Título V: Patrimonio Archivístico). Diario Oficial de Colombia.

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Diana Ruiz
Diana Ruiz
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Los 8 Procesos de la Gestión Documental
 

Los 8 Procesos de la Gestión DocumentalOnline version

Mapa interactivo que explica el ciclo de vida de los documentos y los 8 procesos de la gestión documental aplicados a la organización. Fuentes consultadas: Archivo General de la Nación. (2014). Manual de Implementación del Programa de Gestión Documental (PGD). AGN Colombia. Archivo General de la Nación. (2006). Cartilla de Clasificación, Ordenación y Descripción Documental. AGN Colombia. Ministerio de Cultura. (2015). Decreto 1080 de 2015 (Título V: Patrimonio Archivístico). Diario Oficial de Colombia.

by Diana Ruiz
1 PLANEACIÓN 2 PRODUCCIÓN 3 GESTIÓN Y TRAMITE 4 ORGANIZACIÓN 5 TRANSFERENCIA 6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS 7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 8 VALORACIÓN

Explicación

¿Qué se hace?: Revisamos cómo está el archivo, armamos las reglas que vamos a seguir y elegimos qué herramientas o sistemas vamos a usar. Instrumentos: PINAR y Programa de Gestión Documental (PGD). Ejemplo en CAVAR: Sacar cuentas de cuánto papel gastamos al año para armar el plan de digitalización de la empresa. En una palabra: Estrategia.

¿Qué se hace?: Definimos cómo se redacta cada documento, usamos las plantillas oficiales y controlamos lo que entra y sale. Instrumentos: Tabla de Retención Documental (TRD) y Manual de Correspondencia. Ejemplo en CAVAR: Hacer una carta formal usando la plantilla con membrete oficial de la empresa. En una palabra: Creación.

¿Qué se hace?: Se le pone número de radicado, se envía al área encargada y se revisa que no se quede estancado. Instrumentos: Sistema de radicación (como Orfeo) y Manual de Ventanilla Única. Ejemplo en CAVAR: Recibir una solicitud de un cliente, asignarle un radicado y pasársela a gestión de calidad para que respondan a tiempo. En una palabra: Flujo.

¿Qué se hace?: Separar por temas, ordenar por fechas, foliarse hoja por hoja y armar el inventario. Instrumentos: TRD, Cuadro de Clasificación y FUID (Inventario). Ejemplo en CAVAR: Clasificar las órdenes de pultrusión del mes, foliarlas del 1 al 200 y anotarlas en el inventario FUID. En una palabra: Orden.

¿Qué se hace?: Revisar qué documentos cumplieron su tiempo en la oficina, limpiarlos de ganchos o copias y pasarlos con acta. Instrumentos: TRD, FUID y Cronograma de transferencias. Ejemplo en CAVAR: Pasar las fichas técnicas y certificados de calidad de escaleras descontinuadas al Archivo Central. En una palabra: Traslado.

¿Qué se hace?: Aplicar lo que manda la TRD, seleccionar muestras o picar el papel que ya venció legalmente. Instrumentos: TRD, TVD y Actas de Eliminación. Ejemplo en CAVAR: Destruir las hojas de control de mezcla de pultrusión que ya tienen más de 10 años guardadas. En una palabra: Destino.

¿Qué se hace?: Controlar la luz y humedad en la bodega, usar cajas especiales y guardar respaldos digitales seguros. Instrumentos: Plan de Conservación y Sistema de Gestión Documental Electrónico. Ejemplo en CAVAR: Almacenar los planos originales de diseño de las escaleras en cajas desacidificadas y a temperatura controlada. En una palabra: Conservación.

¿Qué se hace?: Evaluar si el documento tiene valor legal, contable o si cuenta la historia de la empresa. Instrumentos: TRD, TVD y Fichas de valoración. Ejemplo en CAVAR: Definir que las patentes y registros de marca de los modelos de escaleras se guardan para siempre. En una palabra: Valor.

 
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