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Glosario Archivístico
 

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Términos básicos del archivo y la gestión documental.

by Keyla Torregrosa
1

Donde se conservan los documentos de uso frecuente y vigencia activa, generados por las oficinas productoras

2

conjunto de medidas y técnicas que buscan proteger los documentos para prolongar su vida util y garantizar su integridad

3

Conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto, organizados como unidad para su gestion y archivo

4

Cada una de las hojas que componen un documento o expediente. También puede referirse al numero asignado durante la foliación

5

Conjunto de documento que ya no aumentara porque la entidad que lo produjo ha desparecido o dejado de funcionar

6

Accion de numerar las hojas (folios) de un documento o expediente de forma consecutiva, para garantizar su control.

7

Documento escrito a mano, especialmente aquellos antiguos o valiosos desde el punto de vista histórico

8

Equipos y elementos físicos utilizados para almacenar documentos cómo (estanterías, archivadores, cajas, etc.)

9

Disposición lógica y sistemática de los documentos dentro de una unidad documental, basada en un criterio definido

10

Conjunto de actividades y normas orientadas a estructurar adecuadamente un archivo para facilitar el acceso y conservación de documentos

11

Conjunto de documentos electrónicos o digitales de valor histórico, cultural, legal o administrativo que deben ser conservados a largo plazo.

12

Conjunto de documentos electrónicos o digitales de valor permanente, histórico cultural, o legal que constituyen la memoria colectiva de una sociedad

13

Norma archivística que establece que los documentos deben conservar el orden en que fueron producidos o recibidos

14

Norma que indica que los documentos deben mantenerse agrupados según la entidad, oficina o persona que los produjo

15

Proceso mediante el cual se generan documentos como resultados de las funciones y actividades de una entidad

16

Conjunto de documentos que tienen una misma función administrativa y características similares

17

División dentro de una sección del fondo documental, basada en la estructura orgánica o funcional de la institución

18

División dentro de una serie documental, que agrupa documentos con características aun mas especificas

19

Medio o contenedor que agrupa uno o varios documentos para facilitar su protección, almacenamiento y acceso (ej.: caja, carpeta).

20

Proceso mediante el cual se analiza el valor administrativo, legal, fiscal o histórico de los documentos, para definir su disposición final

17
1
6
12
8
4
10
7
20
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18
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9
19
13
3
16
1

Posibilidad de acceder a la información documental de forma rápida y segura, respetando las normas de confidencialidad

2

Propiedad de un documento que garantiza que es veraz y no ha sido modificado desde su creación

3

Carpeta, caja u otro elemento utilizado para agrupar documentos según criterios definidos

4

Asignación de códigos a series o tipos de documentos para su fácil identificación y organizacion

5

Proceso de escanear documentos bajo normas legales, garantizando su validez jurídica

6

Identificación visible que se coloca en carpetas, cajas o documentos para describir su contenido

7

Garantía de que un documento esta completo, sin alteraciones ni omisiones desde su producción

8

Cualidad que permite que un documento pueda ser leído o interpretado correctamente

9

Condición del documento que ha sido por primera vez y no es copia ni duplicado

10

Conjunto de pasos establecidos para la creación, manejo, organización y disposición de los documentos

1
7
8
6
3
9
10
5
4
1

Conjunto de documentos almacenados para consulta y conservación.

2

Unidad de información escrita, visual o sonora que registra hechos o ideas.

3

Organización de documentos en categorías para facilitar su búsqueda.

4

Proceso de describir y registrar documentos para su identificación.

5

Acciones para proteger y mantener en buen estado los documentos.

6

Administración y control del conjunto de archivos y documentos.

7

Conjunto de documentos relacionados de un mismo origen o tema.

8

Formato de reproducción de documentos en pequeñas dimensiones para su conservación.

2
4
6
8
7
1
5
 
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