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Buenas Prácticas Documentales (BPD)

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Buenas Prácticas Documentales (BPD)

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El objetivo de las Buenas Prácticas Documentales en una empresa sirven para organizar, proteger y facilitar el acceso a la información. Permiten una gestión eficiente de documentos, mejoran la toma de decisiones, aseguran el cumplimiento legal y reducen riesgos de pérdida de datos. Además, aumentan la productividad y garantizan la transparencia en los procesos.

Created by

Dalia De Jesus De Mateo
Dalia De Jesus De Mateo
Mexico

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El objetivo de las Buenas Prácticas Documentales en una empresa sirven para organizar, proteger y facilitar el acceso a la información. Permiten una gestión eficiente de documentos, mejoran la toma de decisiones, aseguran el cumplimiento legal y reducen riesgos de pérdida de datos. Además, aumentan la productividad y garantizan la transparencia en los procesos.

by Dalia De Jesus De Mateo
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1

¿Cuál de las siguientes prácticas cumple correctamente con el llenado según las BPD?

2

Una copia controlada de un documento es aquella que…

3

Según las BPD, si se detecta un error en un documento, ¿cuál sería el procedimiento más adecuado?

4

En un documento, un campo que no aplica debe…

5

¿Cómo debe estar una hoja reciclada si se va a reutilizar en un documento oficial?

6

Si alguien firma en lugar del titular responsable, ¿qué procedimiento indica la BPD?

Selecciona una o varias respuestas

Explicación

En las BPD siempre se debe usar tinta indeleble para asegurar que los registros no puedan alterarse o borrarse. El lápiz y correctores no están permitidos porque comprometen la trazabilidad y la validez de la información.

Una copia controlada es aquella que el sistema reconoce y asegura que corresponde a la versión más reciente y oficial. Las copias no controladas no garantizan estar actualizadas, por lo que no deben usarse para actividades críticas.

Este procedimiento conserva la legibilidad del error y asegura trazabilidad. Está prohibido usar corrector líquido, borrar o reescribir, ya que eso elimina evidencia y puede dar pie a fraudes o confusiones.

Dejar un campo en blanco puede generar dudas o que alguien lo llene indebidamente después. La práctica correcta es escribir “N/A” (No aplica), dejando claro que no corresponde información en ese espacio.

Si se reutiliza papel, debe estar claramente cancelado para que no quede información confusa o duplicada. Esto evita errores en auditorías y garantiza que solo la información válida sea tomada en cuenta.

Si alguien firma en ausencia del responsable, debe aclararse con “P.A.”, dejando claro que se actúa por suplencia autorizada. Esto mantiene la trazabilidad de la firma y evita falsificación de responsabilidades.

 
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