Principios del proceso de gestión documental

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Principios del proceso de gestión documental


Froggy Jumps Principios del proceso de gestión documentalOnline version procesos by geraldin vera 1 La creación de documentos debe basarse en un análisis legal, funcional y archivístico que determine su necesidad y valor como evidencia. a Planeación b Control y seguimiento c Transparencia. 2 Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. a Eficiencia b Disponibilidad c Agrupación 3 Las entidades deben analizar continuamente los costos de gestión documental para lograr ahorros en los procesos archivísticos. a Economía b Transparencia c Autoevaluación 4 Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. a Vínculo archivístico b Control y seguimiento c Coordinación y acceso 5 Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. a Oportunidad b Agrupación c Modernización 6 Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. a Orientación al ciudadano. b Transparencia. c Protección de la información y los datos 7 Las entidades públicas deben asegurar la interoperabilidad para permitir el intercambio eficiente y uniforme de información entre sistemas y organizaciones. a Modernización b Protección de la información y los datos c lnteroperabilidad 8 Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. a Disponibilidad b Autoevaluación c Vínculo archivístico 9 Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos a Coordinación y acceso b Cultura archivística c Transparencia 10 Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite a Vínculo archivístico b Autoevaluación c Agrupación. 11 Los documentos de un mismo trámite deben mantenerse vinculados mediante sistemas de clasificación, descripción y metadatos, para facilitar su gestión conjunta. a Vínculo archivístico b Protección del medio ambiente c Orientación al ciudadano

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La creación de documentos debe basarse en un análisis legal, funcional y archivístico que determine su necesidad y valor como evidencia.

Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

Las entidades deben analizar continuamente los costos de gestión documental para lograr ahorros en los procesos archivísticos.

Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.

Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.

Las entidades públicas deben asegurar la interoperabilidad para permitir el intercambio eficiente y uniforme de información entre sistemas y organizaciones.

Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.

Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos

Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite

Los documentos de un mismo trámite deben mantenerse vinculados mediante sistemas de clasificación, descripción y metadatos, para facilitar su gestión conjunta.