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Conceptos clave de gestión documental

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RONAL EMIR GUARNIZO SEGURA
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Conceptos clave de gestión documental

by RONAL EMIR GUARNIZO SEGURA
1

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

2

Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo

3

Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección

4

Conjunto de documentos reunidos por una misma gestión o asunto.

5

Conjunto de documentos de una persona o asunto, agrupados para su consulta.

6

Contenedor físico que guarda fondos o series en un archivo.

7

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas (Homogéneas) desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada

8

Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

9

Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas

10

Organización de los fondos y series siguiendo un esquema.

11

Es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica.

12

Listado que facilita localizar elementos por tema, fecha o autor.

13

Es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, determina qué documento va primero y cuáles van después en un expediente.

14

conjunto de etapas por las que atraviesa un documento desde su producción o recepción hasta su eliminación o conservación definitiva. Se divide en tres fases principales: archivo de gestion, archivo central y archivo historico.

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