Gestión documental: conceptos

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Conceptos clave

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angie hernandez

Colombia

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1	angie hernandez May 25, 2026	% 95	02:32

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Froggy Jumps Gestión documental: conceptosOnline version Conceptos clave by angie hernandez 1 ¿Qué es la gestión documental? a Conjunto de procesos para crear, organizar, almacenar y disponer de documentos. b Almacenamiento temporal sin clasificación. c Solo digitalizar archivos sin criterios de retención. 2 ¿Qué es el ciclo de vida de un documento? a Fases desde su creación hasta su eliminación o archivado. b La suma de todos los archivos de la empresa sin clasificación. c Un único estado de conservación. 3 ¿Qué son metadatos en gestión documental? a El tamaño de la pantalla donde se visualiza. b Datos de usuario sin relación con el documento. c Información descriptiva que facilita localizar y gestionar documentos. 4 ¿Qué es la clasificación documental? a Eliminar documentos sin revisarlos. b Etiquetar solo por fechas sin criterio. c Asignación de documentos a categorías o archivos para su localización. 5 ¿Qué indica la tabla de retención documental? a Cuanto tiempo debe guardarse cada documento y que hacer con el después. b El precio que cuesta cada documento. c Quien fue la persona que creo el documento. 6 ¿Qué implica la seguridad de la gestión documental? a Encriptar solo correos. b Compartir todo sin permisos. c Protección de información frente a acceso no autorizado. 7 ¿Qué es una política de gestión documental? a Políticas de recursos humanos no relacionadas. b Conjunto de normas para crear, clasificar y conservar documentos. c Reglas de diseño de la web. 8 ¿Qué aporta la digitalización en gestión documental? a Convertir documentos físicos a formato digital para su gestión b Aumentar el papel utilizado c Eliminar la necesidad de metadata 9 ¿Cual es el objetivo principal de un archivo dentro de una empresa? a Almacenar información para que este disponible cuando se necesite y dar seguridad a los documentos b Llenar oficinas de papelería para que se vea que se trabaja mucho c Guardar todo lo que llega aunque nunca se vuelva a usar 10 ¿Qué es el "folio" en gestión documental? a El nombre que le ponemos a un documento que no esta roto b da una de las hojas que forman parte de un mismo expediente o documento c El lugar donde se guardan los documentos viejos 11 ¿Cuál es la función principal de radicar un documento? a Ponerle una marca para decir que ya se leyó. b Dejar constancia oficial de que el documento llego o se creo, con fecha y numero de registro. c Guardarlo en el estante mas alto del archivo 12 ¿Qué es clasificación documental? a Es ordenar los documentos por tamaños y colores. b Es agrupar los documentos según su asunto. c Es tirar los documentos que no te sirvan 13 ¿Qué se debe hacer con los documentos que ya cumplieron su tiempo de guardado según la tabla de retención? a Se tiran inmediatamente sin ningún tramite. b Se eliminan siguiendo los procedimientos legales, o se conservan si tienen valor histórico. c Se guardan por mas tiempo así ya no sirvan. 14 ¿Qué es indice documental? a Es una lista que sirve para saber donde se encuentra cada documento o expediente en el archivo. b Es el nombre que se le pone a cada carpeta. c Es la fecha en que se archivo el documento. 15 ¿Por que es importante ordenar los documentos cronológicamente? a Por que se ven mas bonitos ordenados por fecha. b Para saber el orden en que ocurrieron los hechos, y encontrar mas fácil lo que paso primero. c Por que la ley obliga a ponerlos en orden ascendente 16 ¿Qué se considera como soporte documental? a El papel, el cartón, las carpetas y los muebles donde se guardan los documentos. b Solo el papel en blanco. c Solo los estantes y cajas de archivo. 17 ¿Qué es el archivo historico? a El lugar donde se guardan los documentos mas viejos que ya no se usan todos los días. b El lugar donde se guardan los documentos con que tienen valor permanente. c El lugar donde se guardan solo documentos que tienen mas de 100 años. 18 ¿Qué características debe tener una buena gestión documental? a Que se guarde todo lo que llega, aunque no sirva. b Que los documentos estén ordenados, estén en buen estado y se manejen según normas. c Que se guarde todo en cajas cerradas para que nadie lo vea. 19 ¿Qué es una solicitud? a Es un documento que se usa para pedir algo a la empresa o a una autoridad. b Es un documento que se usa para informar que ya se hizo algo. c Es un documento que se usa para pagar una deuda.

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¿Qué es la gestión documental?

¿Qué es el ciclo de vida de un documento?

¿Qué son metadatos en gestión documental?

¿Qué es la clasificación documental?

¿Qué indica la tabla de retención documental?

¿Qué implica la seguridad de la gestión documental?

¿Qué es una política de gestión documental?

¿Qué aporta la digitalización en gestión documental?

¿Cual es el objetivo principal de un archivo dentro de una empresa?

¿Qué es el "folio" en gestión documental?

¿Cuál es la función principal de radicar un documento?

¿Qué es clasificación documental?

¿Qué se debe hacer con los documentos que ya cumplieron su tiempo de guardado según la tabla de retención?

¿Qué es indice documental?

¿Por que es importante ordenar los documentos cronológicamente?

¿Qué se considera como soporte documental?

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¿Qué características debe tener una buena gestión documental?

¿Qué es una solicitud?