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Evaluación de conocimientos del plan de preservación digital a largo plazo

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Evaluación de conocimientos del plan de preservación digital a largo plazo

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Conceptos claves de gestión documental

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Equipo IA
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Colombia

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Evaluación de conocimientos del plan de preservación digital a largo plazo
 

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Conceptos claves de gestión documental

by Equipo IA
1

Propiedad que garantiza que un documento digital es lo que dice ser.

2

Propiedad que certifica que un documento no ha sido alterado sin autorización.

3

Información que describe un documento: origen, fecha, autor y clasificación. Sin ellos, el documento pierde contexto.

4

Estrategia de preservación que consiste en convertir documentos a formatos actuales para evitar la obsolescencia tecnológica.

5

Registro permanente de quién accede, modifica o consulta cada documento. Es un pilar del control y auditoría.

6

Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivo: herramienta oficial de la Alcaldía para radicar, tramitar y archivar documentos.

7

instrumento que define la serie documental, el tiempo de conservación y la disposición final de cada documento.

8

Formato obligatorio para documentos finales en el SGDEA, diseñado para la preservación a largo plazo.

9

Riesgo que ocurre cuando los formatos de un documento ya no pueden abrirse con las tecnologías actuales.

10

Acto formal de ingreso de un documento al SGDEA. Debe completar todos los campos obligatorios para evitar devoluciones.

11

Conjunto de documentos agrupados por asunto, que deben mantenerse en orden cronológico dentro del SGDEA.

12

Estrategia de almacenamiento seguro que consiste en tener copias en múltiples ubicaciones para evitar la pérdida de información.

13

Conjunto de documentos institucionales que pertenecen a todos los barranquilleros y que la Alcaldía está obligada a conservar.

14

Entidad rectora de la política archivística en Colombia. Todas las entidades públicas deben cumplir su normativa.

15

Propiedad que indica que un documento es un registro completo y preciso de la actuación que documenta.

16

Proceso de convertir documentos físicos en archivos electrónicos para facilitar su gestión y preservación.

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