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Marco y Normativos de Gestión Archivística

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Marco y Normativos de Gestión Archivística
 

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Marco y Normativos de Gestión ArchivísticaOnline version

Conceptos clave de archivo

by andrea otalvaro fernandez
1

Conjunto de actividades administrativas y técnicas destinadas al manejo, planificación y organización de los documentos de una entidad, desde su origen hasta su destino final.

2

Norma colombiana conocida como la Ley General de Archivos, que regula la gestión documental obligatoria en el país.

3

Entidad oficial en Colombia que dicta las pautas, normas técnicas y políticas de archivo para proteger el patrimonio documental.

4

Entidad oficial en Colombia que dicta las pautas, normas técnicas y políticas de archivo para proteger el patrimonio documental.

5

Operación técnica que establece secuencias y un orden específico dentro de las agrupaciones de documentos para facilitar su rápida localización.

6

Totalidad de los documentos producidos o recibidos por una institución o persona en el desarrollo de sus funciones.

7

Subdivisión del fondo que representa a las grandes dependencias o unidades administrativas de una empresa (ej. Talento Humano).

8

División interna de una sección administrativa cuando esta tiene oficinas menores a su cargo.

9

Conjunto de unidades documentales con características comunes, resultado de una misma función continua (ej. Contratos).

10

Subdivisión de una serie para documentos con características específicas dentro de un mismo grupo (ej. Contratos de prestación de servicios).

11

Conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponden a un mismo asunto, trámite o persona de forma consecutiva.

12

El documento individual y único que forma parte de un expediente (ej. Una factura, un acta, un oficio).

13

Regla que prohíbe mezclar los documentos de una entidad o dependencia con los de otra, respetando estrictamente su origen.

14

Criterio que exige mantener los documentos en la misma secuencia cronológica y de trámite en la que fueron creados.

15

Método de organización basado en las letras del abecedario, utilizado para nombres de personas (ordenando: primer apellido, segundo apellido, nombre), entidades o asuntos.

16

Método que asigna un numero consecutivo a los documentos, ideal para el control de volumen y fechas (orden cronológico).

17

Combinación de letras (que identifican dependencias o series) y números (consecutivos) para codificar archivos y carpetas.

18

Proceso de marcar carpetas, cajas o archivadores con etiquetas claras que indiquen códigos, series y sistemas de ordenación.

19

Acción de retirar elementos metálicos (ganchos, clips oxidados) y materiales dañinos para evitar el deterioro del papel a largo plazo.

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Conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a planificar, manejar y organizar la documentacif3n que una entidad produce y recibe, desde que se origina hasta su destino final, con el fin de facilitar su consulta y conservacif3n.

2

Registro de informacif3n que una entidad pfablica o privada produce o recibe como resultado de sus actividades o funciones.

3

Es la fuente primaria de informacif3n que conserva las caracteredticas necesarias para garantizar su autenticidad e integridad.

4

Concepto que engloba el tratamiento integral de los documentos a lo largo de todo su ciclo vital.

5

Ley General de Archivos; regula la funcif3n archivedstica del Estado y establece la obligatoriedad de la gestif3n documental en Colombia.

6

Organismo rector del Sistema Nacional de Archivos, encargado de fijar las poledticas, normas te9cnicas y lineamientos para la proteccif3n del patrimonio documental del paeds.

7

Conjunto de etapas por las que pasan los documentos desde su produccif3n hasta su disposicif3n final.

8

Tabla de Retencif3n Documental: es el listado de las series documentales de una entidad, junto con sus tipos documentales, al cual se le asigna el tiempo que cada uno debe permanecer en cada etapa del ciclo vital.

9

Agrupa los documentos de entidades oficiales y los que se generan por la prestacif3n de un servicio pfablico.

10

Es aquel que, por su valor histf3rico, cientedfico o cultural, el legislador declara de intere9s pfablico.

11

Agrupa los documentos que los distintos archivos de gestif3n de la entidad transfieren una vez disminuye su consulta frecuente, aunque siguen vigentes y pueden ser consultados por las oficinas o por particulares.

12

Recibe, desde el archivo central, los documentos que deben conservarse de manera permanente.

13

Disposicif3n final de los documentos dentro del proceso de gestif3n documental.

14

Conjunto de actividades de creacif3n o recepcif3n de material documentales dentro de la gestif3n.

15

Actividad de recibir documentos provenientes de las oficinas productoras o de otros sujetos.

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