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Terminología Archivística Colombia
 

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Terminología Archivística ColombiaOnline version

Conceptos clave de gestión documental

by andrea otalvaro fernandez
1

Conjunto de documentos acumulados que una persona o entidad conserva para servir como testimonio e información.

2

Totalidad de documentos producidos o recibidos por una institución o persona en el desarrollo de sus funciones.

3

Subdivisión del fondo que representa a las grandes dependencias o unidades administrativas.

4

Conjunto de unidades documentales con características comunes, resultado de una misma función continua.

5

Conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponden a un mismo asunto de forma consecutiva.

6

Listado de series documentales con el tiempo de conservación asignado para cada etapa.

7

Organismo rector del Sistema Nacional de Archivos, responsable de normas y políticas para el patrimonio documental.

8

Conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a planificar, manejar y organizar la documentación

9

Operación técnica que establece secuencias y un orden específico dentro de las agrupaciones de documentos para facilitar su rápida localización

10

Exige conservar los documentos en la secuencia en que fueron producidos y tramitados.

11

Combinación de letras (que identifican dependencias o series) y números (consecutivos) para codificar archivos y carpetas.

12

Proceso de marcar carpetas, cajas o archivadores con etiquetas claras que indiquen códigos, series y sistemas de ordenación

13

Reúne la documentación que las oficinas productoras utilizan y consultan de forma constante, mientras tramitan y dan respuesta a los asuntos en curso.

14

Cualidad que adquieren los documentos que no pierden vigencia y pasan al Archivo Histórico para la posteridad.

15

Operación administrativa y técnica mediante la cual los documentos se trasladan de un archivo a otro según los tiempos fijados en la TRD

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