TEMA 7: PEDIDO Y ENTREGA DE MERCANCÍAS.
Los documentos, justificantes, órdenes o partes de trabajo
reflejan los acontecimientos de la actividad empresarial y transmiten la
información entre las distintas secciones o departamento de la organización o
entre los que dan las órdenes y los que las ejecutan.
Además, cada vez que se cambia un producto de lugar o se
transforma un material debe existir una información documental que justifique
dicho cambio, pero esto no es posible si no existe una correcta anotación de
los flujos que se producen en el almacén, el centro de producción, la tienda
etc.
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justificantes y documentos
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justificantes y documentos
Las
operaciones que se realizan en las secciones de compras, almacén, fabricación,
ventas etc., deben quedar debidamente reflejadas en soportes materiales para
que exista constancia de las mismas. Además, cada vez que se cambia un producto
de lugar o se transforma un material debe existir una información documental
que respalde o justifique dicho cambio.
Un documento es una información estructurada
en soporte material (papel) o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar
constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido
en las mismas.
Los documentos, justificantes,
órdenes o partes de trabajo forman el flujo administrativo del stock. Éste se
inicia cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, mercancías,
envases, etc. El flujo de documentos refleja los acontecimientos de la
actividad empresarial y transmiten la información entre las distintas secciones
o departamentos de la organización o entre las personas que dan las órdenes y
aquellas que las ejecutan.
La hoja de solicitud es un documento de formato
sencillo que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de
la empresa o desde el punto de venta al almacén central. Estos impresos son de
carácter interno.
Cuando
una empresa necesita mercancía tiene dos alternativas: solicitar el producto a
su proveedor o esperar la visita del representante y realizar el pedido a
través de él. Cuando tenemos que hacer un pedido urgente el método más fácil y
cómodo es llamar por teléfono al suministrador; pero siempre que se realiza de
esta forma hay que confirmarlo después mediante carta o impreso, para dejar
constancia de la solicitud.
El pedido es un documento que expide
el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.
Los pedidos más generalizados los
podemos clasificar en dos grupos: según la forma o procedimiento de solicitud y
según el material o servicio solicitado. Que veremos a continuacion
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Tipos de pedidos según la forma
- El pedido normal: es el más extendido entre las
empresas, y se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en
un período reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas, generalmente,
se ajustan a los consumos previstos durante una semana, mes, temporada
etc., en función de la política de aprovisionamiento de la empresa.
- El pedido programado: con este tipo de pedido se
contrata una cantidad anual, cuya entrega se puede fraccionar en uno o
varios envíos (mensuales, trimestrales etc), previo aviso de la cantidad y
fecha de entrega. Las ventajas principales del pedido programado es que se
reducen los costes de gestión y los precios de adquisición (al obtener
descuentos por volumen de compra). Mientras que el inconveniente es que,
como la cantidad solicitada suele ser inferior al consumo previsto, si no
se cumplen las fechas de entrega se puede producir rotura de stocks.
- El pedido abierto: se emite para solicitar una
cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso obligado de
compra. De hecho, el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado
previamente por teléfono, nota simple, fax o correo electrónico y sólo se
decide a comprar cuando surge la necesidad.
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Tipos de pedido según el material
- El pedido extraordinario: se suele utilizar para
solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias
se han de utilizar expresamente para un fin concreto. Él pedido se envía
aunque en el almacén están los materiales en él solicitados, pues de esta
forma evitamos alterar los consumos medios que afectan sobre el punto de
pedido y las consecuencias negativas que puedan repercutir en el stock
mínimo o de seguridad.
- El pedido de reposición: es aquel cuya iniciativa de
compra parte del almacén, a través del boletín de compra. Generalmente,
estos pedidos se utilizan para solicitar los artículos sobre cuyas existencias
se ha fijado un stock mínimo. El impreso que se envía al proveedor puede
contener los materiales que se necesitan en un almacén concreto o en
varios, con una sigla que indique dónde se debe realizar la entrega de
cada producto.
- El pedido de servicio u obra: se utiliza para solicitar
alguna prestación de tipo personal o la realización de un trabajo
determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser
a cuenta del contratado o del contratante, y pueden estar incluidos o no
en el pedido.
- El pedido
habitual de materiales o de mercancías: es el
más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan
normalmente en el punto de venta, independientemente de que una vez recibidos
sean para reposición o para consumo.
La
información que debe figurar en el documento o impreso es la siguiente: Datos del comprador: nombre o razón
social de la empresa, CIF o NIF, domicilio y dirección completa (código postal,
ciudad, provincia, teléfono, fax, correo electrónico, país si fuese extranjera
una de las partes), la dirección de entrega de la mercancía y la fecha de
entrega de la misma.
Número de orden: fecha de expedición y referencia,
como referencia se pondrá el nº del contrato o el nombre del representante o
vendedor que tomó nota del mismo.
Datos de identificación
del vendedor: nombre
o razón social, CIF o NIF, domicilio fiscal o dirección completa (código
postal, ciudad y nación …).
Relación de los
artículos solicitados:
nombre del producto o descripción en unidades de venta (según el embalaje),
referencia o código de cada artículo, cantidad que se solicita de cada
artículo, precios unitarios y en algunos casos importes parciales y totales.
Condiciones comerciales: en este apartado se deja constancia
de los descuentos que aplicará el vendedor, quién pagará los gastos de
embalaje, transporte, seguro, la forma de pago y cualquier otro acuerdo que se
hay pactado de forma oral o que figure en el contrato.
También
es preciso que figure la firma del comprador
en señal de aceptación o compromiso; pues, de no ser así, se puede considerar
una simple “propuesta de pedido”.
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otros detalles del pedido
El pedido consolida la operación
comercial entre las partes contratantes, por lo que este debe contener los
datos que permitan probar la realidad de la operación mercantil. En
ocasiones, los impresos de pedido se pueden acompañar de una breve carta
aclarando algún punto concreto.
Cuando se realiza el primer pedido a
un nuevo proveedor es aconsejable indicar las referencias de alguna entidad
financiera (bancos o cajas de ahorro), donde la empresa vendedora pueda
solicitar informes sobre el comprador.
Antes de proceder a la anulación de un
pedido se ha de leer muy atentamente el contrato de compraventa, si existe,
puesto que una anulación que no responda a las causas estipuladas en el mismo
puede tener importantes consecuencias
legales.
Junto con el pedido, se archivará todo lo relacionado con el mismo:
faxes, cartas, e-mails, etc, para que, en caso de duda, se localice
rápidamente. Además, esto es importante para tener concentrada toda la
información en un solo expediente.
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cartas correspondientes al pedido
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cartas que corresponden al pedido
Cuando se envía un pedido hay que hacer un seguimiento del mismo hasta
que se reciben las mercancías en el almacén. El control de los pedidos se
refleja en el libro registro de pedidos emitidos.
Con este control se pretende
conocer:
- Si los pedidos se han entregado
en el plazo establecido.
- Si las mercancías han llegado en
buenas condiciones.
- Si se ha producido alguna
incidencia.
- Si se ha efectuado alguna
reclamación.
Generalmente el
contenido del mismo es el siguiente: nº de pedido, fecha del mismo, importe,
proveedor, Código o CIF del proveedor, fecha de entrega, almacén que solicitó
la mercancía, fecha de recepción de las mercancías por el almacén y nº de
albarán. ver la imagen
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EL ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA.
Es
un documento que confecciona el vendedor
y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir
como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y
también de guía para confeccionar la factura.
Mediante el albarán se acreditan los
siguientes hechos:
- Salida de las mercancías del
almacén del vendedor.
- Recepción de la mercancía por el
comprador.
- Realización del transporte.
El albarán no es un documento de
uso obligatorio, se puede enviar en su defecto la factura, que sí lo es,
pero por ejemplo, si un cliente recibe en un mes varios envíos, pero solo paga
una vez al mes, la forma más adecuada es acreditar cada entrega con un albarán,
y finalmente una factura que recapitule los albaranes enviados.
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copias y otros datos del albaran
Del albarán se confeccionan varias
copias, de diferentes colores, y cada una de ellas se envía a un departamento o
sección para informar de la operación realizada.
·
El
original y 1ª copia se remiten al cliente y éste, una vez cotejada la
mercancía, devuelve la copia firmada. La copia del albarán con la aceptación
del cliente se remite posteriormente al departamento de contabilidad, para
confeccionar la factura.
- La
2ª copia se queda en el almacén, para justificar la salida de la
mercancía.
- La
3ª copia se remite al departamento de ventas.
Respecto al documento que se entrega,
junto con la mercancía, cabe mencionar dos excepciones:
·
La
primera es cuando el albarán se sustituye por una nota de entrega del
transportista. En ella se detalla el número de bultos y el tipo de artículo que
contiene cada uno, sin mencionar precios.
·
La
segunda es cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercancía paga
el importe al contado, para estos casos se expide el albarán valorado.
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FORMATO Y CONTENIDO DEL ALBARÁN.
El
contenido del modelo estándar del albarán es el siguiente:
Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF ó CIF y
dirección completa.
Nº de orden y fecha de
emisión.
Datos del cliente: nombre o razón social, CIF o NIF o
código asignado y dirección completa, siendo ésta el lugar de entrega de la
mercancía.
Referencias: nº del pedido al que corresponde y la
fecha del mismo; también se suele mencionar el nombre del representante o
agente comercial a través del cual se formuló el pedido.
Forma de envío: agencia de transporte o el
transportista que realiza la entrega, indicando si la mercancía viaja a “portes
debidos” ó “portes pagados”, y el nº de paquetes o bultos que componen la
expedición.
Descripción de la
mercancía: código del
producto, descripción del artículo, cantidad y precio. Generalmente no se
incluye el importe, salvo que se trate de un albarán valorado.
Observaciones: en este apartado el cliente hará
constar las posibles incidencias observadas en la mercancía recibida.
Recibí: nombre y firma del cliente o persona
autorizada en la empresa receptora. La aceptación o conformidad sirve para que
el vendedor pueda facturar a cargo del comprador.
Cuando se recibe un envío puede
ocurrir que los géneros recibidos no coincidan con los solicitados, en cuyo
caso se procede a su devolución y no se
firma la aceptación o conformidad. También se puede rectificar el albarán o
hacer las observaciones oportunas,
para que el proveedor lo tenga en cuenta antes de emitir la factura.
La ausencia del albarán debidamente
cumplimentado, firmado o sellado por el receptor de las mercancías o de los
servicios, implica que las posibilidades de éxito en una reclamación judicial
posterior sean escasas.
El albarán valorado es un modelo especial que se
expide cuando el comprador no exige
factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía. El
impreso se formaliza incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos
para las facturas: descripción de la mercancía, precio unitario, descuentos,
importes parciales, impuestos (IVA y RE, en su caso), importe total, etc.
Cuando los precios llevan incluido el importe el total de la compra se expresa
“Total (IVA incluido)”. El albarán valorado sirve al mismo tiempo como nota de
entrega de la mercancía y justificante
de compra.
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REGISTRO Y CONTROL DE LA MERCANCÍA
El registro y alta de la mercancía en
el almacén no tiene lugar hasta que se
ha verificado que no existen errores, como equivocaciones en los artículos
enviados, falta de artículos, daños o roturas, etc. Para ello, se hace una inspección cuantitativa y cualitativa de
los productos recibidos, que consiste en:
·
Comprobar,
antes de proceder a la descarga, que los datos del documento que acompaña a la
mercancía (albarán o nota de entrega del transportista) coinciden con los del
pedido al cual corresponden.
·
Contar
los bultos descargados y examinar si existen daños externos. Cuando el embalaje
está deteriorado se anotan los desperfectos en el albarán del transportista y
se acepta la mercancía, con la condición “salvo posterior examen”.
·
Se
hace un recuento físico de los artículos recibidos y se contrasta con los que
aparecen relacionados en el albarán de entrega y con los solicitados en el
pedido. El examen consiste en comprobar cantidades, modelos, tamaños, colores,
referencias, etc.
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otros detalle del registro y control de la mercancia
El resultado del examen puede ser
“conforme” o “no conforme”; por mercancías en mal estado, falta de mercancía,
errores en tallas o colores, etc. En función de la causa de la anomalía se
acepta la mercancía o no, pero siempre se deberá indicar el motivo, en el
apartado destinado a observaciones.
Una
vez realizado el control cuantitativo y cualitativo se confecciona la hoja de
recepción y se envía una copia a los departamentos de compras y contabilidad,
para que reclamen el material que falta, se gestionen devoluciones, etc. Los
artículos que se ajusten a lo solicitado y están en perfecto estado, después de
registrar su entrada, se pasan al almacén y a su lugar de ubicación.
El comprador dispone de 4 días para examinar la mercancía y
denunciar desperfectos si se entregó
embalada y de 30 días en caso de
tratarse de defectos o vicios ocultos. En este caso deberá comunicar esta
circunstancia al vendedor mediante una carta
de reclamación.
Este documento pertenece al registro y control de la mercancía. En las siguientes diapositivas las posibles respuestas. Hay muchas respuestas, pongo una corta y otra larga
La hoja de recepción o registro de
entrada es un documento de carácter interno;
se confecciona para demostrar que se ha recibido los materiales solicitados y
para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, roturas,
etc., que pueda presentar la mercancía.
El
contenido del documento hace referencia: a la orden de compra o número de
pedido, al albarán o nota de entrega, al resultado del control, tanto en
cantidad como en calidad, a la descripción, clasificación y almacén o sección
de destino del material.
La confecciona el responsable del almacén y la
envía al Dpto. de Compras.
Cuando existe una tercera empresa que se
encarga del transporte, la empresa compradora recibirá también una nota de portes, que refleje
documentalmente el servicio y su coste. En el caso de que los gastos vayan a su cargo, procederá a su
abono y recibirá el correspondiente recibo.
Si
es la empresa vendedora la que se hace cargo de los gastos, firmará la nota de
portes para acreditar el servicio y facilitar que la empresa de transporte
pueda cobrar su coste a la empresa vendedora.
Las
empresas que se dedican al transporte de mercancías para facturar a sus
clientes el servicio prestado utilizan un documento de formato especial
denominado carta de portes.
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contenido de la carta de portes
·
Datos
de la empresa que presta el servicio: nombre o razón social, CIF/NIF y
dirección completa.
·
Datos
del remitente, persona o empresa que encarga el servicio: nombre o razón social,
CIF/NIF, dirección completa y lugar de carga.
·
Datos
del destinatario: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección completa de
entrega.
- Fecha de emisión y nº del
documento.
·
Descripción
de la mercancía, nº de bultos o paquetes, peso en kilogramos, volumen …
- Forma de pago (si el pago se
efectúa en origen o en destino).
- Importe del servicio,
generalmente es por peso y trayecto.
- Otros gastos: por carga y
descarga, seguro etc.
·
Impuestos
(IVA), siendo la base imponible el importe del servicio más otros gastos.
- Fecha y hora de salida del
destino. Fecha y hora de llegada al origen.
·
Transportista
o empleado que realiza el servicio. Conformidad del destinatario cuando reciba
la mercancía.
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documento que utilizan la empresa de transporte
·
La
Carta de portes cuando las
mercancías se transportan por ferrocarril o en vehículos automóviles que viajan
por vía terrestre.
·
Las
Carta de porte aérea o Conocimiento de
embarque cuando el traslado se realiza por vía aérea, tanto en aviones
comerciales como mixtos (transporte de personas y mercancías).
·
El
Conocimiento de embarque cuando los
medios utilizados son el barco de alta mar o el de aguas interiores.
El transporte de paquetería se
utiliza para envíos muy reducidos y urgentes, que viajan como paquete postal o
paquete exprés. Las agencias especializadas en paquetería para la facturación
utilizan el recibo-factura, por
ejemplo SEUR, NACEX, REDUR etc.
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