TEMA 8: LA FACTURA Y OTROS DOCUMENTOS.
Una vez entregada la mercancía tanto el comprador
como el vendedor necesitan que la operación quede reflejada en un documento que
acredite legalmente la operación de compraventa o, en su caso, los servicios
prestados; este documento es la factura.
La factura es el documento
que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios y se confecciona partiendo de los
datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el
comprador. La expide el vendedor ajustándose, al mismo tiempo,
a los requisitos exigidos por la normativa legal que regula la emisión de
facturas cuando se realizan operaciones de compraventa o prestación de
servicios.
El
Real Decreto 1496/2003, BOE de 28 de diciembre, dice: “Deberán expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las
operaciones que realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar una
copia de las mismas, también en los supuestos de pagos anticipados, excepto en
las entregas intracomunitarias”.
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la factura: obligaciones y no fracturar
Siempre
y en todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a expedir facturas en los siguientes casos:
- Cuando
el destinatario sea empresario o profesional que actué como tal.
- Cuando
el destinatario lo exija.
- En
Exportaciones de bienes (exención plena).
- En
Entregas intracomunitarias de bienes (exención plena).
No
existe la obligación de facturar
en las siguientes operaciones:
- Las
realizadas por comerciantes acogidas a Recargo de Equivalencia.
- Las
operaciones exentas de IVA (exención limitada), excepto los servicios
médicos y sanitarios.
- Las
realizadas en régimen Simplificado de IVA.
- Las
que autorice la Agencia Tributaria.
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Contenido General de la Factura:
Todas
las facturas y sus copias deberán contener los siguientes datos:
- Datos del vendedor o emisor
(suministrador de los bienes o servicios). Nombre y apellidos o razón
social. Número de identificación
fiscal (NIF o CIF). Domicilio y dirección completa.
- Número y en su caso serie, que
será correlativo.
- Lugar y fecha de emisión.
- Datos del comprador o
destinatario.
Nombre y apellidos o razón social; NIF
o CIF; domicilio y dirección completa.
- Descripción de la operación de
compraventa o prestación de servicios. Relación de los artículos entregados, nº de
unidades y precios unitarios. Otros datos como descuentos, embalajes o
gastos, para el cálculo de la base imponible. Tipo impositivo de IVA y
recargo de equivalencia (RE), en los casos necesarios, y cuotas
resultantes. Importe total de la operación.
- También se debe indicar la
referencia del pedido o albarán que ha originado la factura. Además, se suele incluir un
apartado para observaciones, en el cual se hace constar las condiciones de
pago, forma y plazo, las cantidades que el cliente entrega a cuenta, la
domiciliación bancaria (en su caso) etc.
Los importes se podrán expresar en
cualquier moneda, siempre que el importe del IVA repercutido se indique en €. Las facturas pueden expresarse en
cualquier lengua.
Las facturas dirigidas a un mismo
destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten
por separado los conceptos, contraprestaciones, impuestos y cuota de cada operación,
por ejemplo, un taller de reparación de vehículos incluye en las misma factura
la mano de obra, las piezas sustituidas en la reparación y los accesorios que
compre el cliente. También se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo
destinatario durante un mes natural o período de tiempo inferior.
Los empresarios y profesionales que
realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales, o cuando
el importe de la factura no exceda de 3.000 €, las facturas pueden sustituirse
por un talonario de vales numerados o por tickets expedidos por máquinas
registradoras. Esta sustitución se puede hacer, entre otros, en los siguientes
casos: ventas al por menor; transporte de personas y de sus equipajes; servicios
de hostelería y restaurantes; utilización de autopistas de peaje, salas de
fiesta y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, instalaciones
deportivas, revelado de fotografías y estudios fotográficos, aparcamiento y
estacionamiento de vehículos, videoclub, tintorerías y lavanderías … etc.
Cuando el comprador es un
consumidor, que no actúa como comerciante o empresario, lo normal es que el
vendedor le entregue el ticket de caja o venta. La emisión de facturas es poco
frecuente en las ventas o servicios dirigidas al consumidor.
Los tickets de venta o caja deben
contener los siguientes datos:
- Nombre
o razón social del vendedor: CIF o NIF, dirección completa, fecha de
expedición y dependiente o vendedor que ha efectuado la venta.
- Descripción
de los artículos vendidos o servicios prestados: precio unitario, importes
parciales y total con la expresión “IVA incluido”.
- Forma
de pago: en efectivo o con tarjeta. Cuando el cliente paga con tarjeta, al
pie del documento figura un recuadro par los datos de la misma y firma del
cliente.
No obstante, el vendedor o
profesional estará obligado a emitir
factura cuando el destinatario de la operación así lo exija; para poder
practicar las correspondientes deducciones en la base o en la cuota de aquellos
tributos de los que sea sujeto pasivo o presentar el justificante del gasto a
terceras personas, ya que los tiques no permiten la deducción de las cuotas
soportadas de IVA.
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EMISIÓN, ENTREGA Y COPIAS DE FACTURAS.
Las facturas se deben emitir en el acto de la operación, si el destinatario es un consumidor final. Cuando el destinatario sea un empresario o un profesional el plazo máximo de emisión es de 30 días naturales, a partir del momento que se realiza la operación, o el último día del mes, cuando se facture por meses.
Las facturas pueden expedirse y enviarse a sus destinatarios en soporte electrónico siempre que el sistema permita constatar la fecha de emisión, su inscripción en el libro de facturas emitidas y su adecuado archivo y conservación. Las condiciones que deben darse son la conformidad de forma expresa por parte del destinatario y la firma electrónica que garantice la autenticidad del origen y el destinatario de la misma.
El vendedor sólo puede expedir un original de cada factura, ticket o vale, pero puede emitir duplicados cuando sean varios los destinatarios o en caso de pérdida del original, con la expresión “duplicado” y la razón de su expedición, en todas las copias debe anotarse esta condición. Tienen la misma eficacia que el original.
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CONSERVACIÓN Y REGISTRO.
El vendedor debe conservar copia de
cada factura emitida, y documentos sustitutivos, facturas y documentos
sustitutivos recibidos, recibos justificativos de los pagos al régimen especial
de la agricultura, ganadería y pesca y documentos acreditativos del pago del
impuesto de importación. Estas copias
las puede conservar en soportes que ocupen poco espacio (películas
microfilmadas, cintas magnéticas, disquetes, etc). Las facturas y documentos sustitutivos
deben conservarse durante 4 años, a
partir de la fecha que finalice el plazo reglamentario para presentar
declaración de IVA.
El comprador que tenga la condición de
empresario debe conservar las facturas recibidas, numeradas correlativamente,
durante:
- Cuatro años si se trata de géneros para la venta.
- Diez años cuando haya adquirido
bienes para la empresa, como mobiliario o maquinaria (bienes de inversión).
- Quince años en la compra de inmuebles bienes (locales,
terrenos etc).
Los empresarios y profesionales
sujetos al IVA también están obligados a llevar dos libros registro: uno EL
“Libro registro de facturas emitidas” y otro el “Libro registro de facturas
recibidas”.
Nosotros como compradores-consumidores no
tenemos “obligación” de conservar facturas, tickets etc. Sin embargo, si
queremos ejercitar nuestros derechos como consumidores, debemos conservar la
documentación que acredita el artículo comprado.
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RECTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS.
El art. 44 del Código de Comercio
dice: “Todos los libros y cuentas deben
ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y
exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones,
raspaduras ni tachaduras. Deberán salvarse los errores u omisiones
inmediatamente que se adviertan”.
El Real Decreto 1496/2003 establece:
“Una vez expedida la factura si tiene
errores en mayor o menor cantidad, las rectificaciones se llevarán a cabo
emitiendo un nuevo documento denominado factura de rectificación; en ella se ha
de identificar la factura que se rectifica y las modificaciones practicadas.
Las facturas de rectificación se numeran con series especiales, no deben seguir
la misma numeración que el resto de facturas”.
Los motivos que originen una
rectificación de la factura pueden ser por: falta de datos identificativos de
las partes, base imponible incorrecta, tipo impositivo incorrecto, devoluciones
de géneros, modificaciones del precio de los mismos, descuentos o rebajas
posteriores a la fecha de emisión de la factura……..
La rectificación debe realizarse
cuando se advierta el error, siempre y cuando no hayan transcurrido 4 años
desde el devengo del IVA.
Debe emitirse una nueva factura o
documento sustitutivo con las siguientes características: identificación de la
factura que se rectifica, la modificación efectuada, la causa que motiva la
rectificación, la condición de documento rectificativo. Se establecen series
especiales para estas facturas y deben cumplir los mismos requisitos que las
facturas de carácter general.
No será necesario expedir factura
rectificativa en el caso de devolución de envases
y embalajes recogidos en la factura de entrega; se podrá practicar la
rectificación en una factura anterior, restando su importe del de la operación
posterior. Si el origen es la concesión de descuentos
o bonificaciones por volumen de operaciones, no es preciso especificar las
facturas rectificadas, basta la determinación del periodo a que se refiere.
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CALCULO DEL IMPORTE DE LA FACTURA.
Con
el fin de obtener el importe total de la contraprestación (total a pagar)
tenemos que considerar el importe bruto de cada artículo, los descuentos
aplicados, los gastos a cargo del comprador y los tipos impositivos de IVA que
se incluyen en la misma.
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Esquema de la factura:
importebruto-descuentos+gastos (envases, embalajes, portes, seguros....)=importe neto o base imponible.la base imponible + los impuestos sobre la base imponible (IVA y RE)= TOTAL A PAGAR
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conceptos dentro de la factura
El
importe bruto es el resultado de multiplicar las cantidades de cada
artículo por su precio unitario correspondiente.
Los descuentos son bonificaciones o rebajas que se aplican sobre el
valor de la mercancía. El cálculo de los descuentos se realiza de la siguiente
manera:
- El descuento comercial es un
porcentaje a calcular sobre el importe de cada artículo o sobre la suma de
los importes si todos tienen el mismo tanto por cien.
- El descuento por volumen o “rappel”
puede ser una cantidad global o un tanto por cien, que se aplica sobre el
género menos el descuento comercial, si lo hubiese.
- El descuento por pronto pago se
calcula sobre el importe líquido, una vez deducidos los descuentos
comercial y por volumen, si los hubiera.
- Las unidades bonificadas son un nº de
unidades gratis por cada “X” de compra, por ejemplo ofertas 3x2. Estas
unidades siempre se deben incluir en la factura, aunque sean gratis; pues
hay que tenerlas en cuenta al preparar el transporte o su ubicación en el
almacén. El importe económico de estas unidades se puede reflejar al
precio de “cero” o considerando todas al mismo precio y calculando sobre
ellas el 100% de descuento.
Los gastos a cargo del comprador suponen un incremento en el importe de la compra. Los que habitualmente se incluyen en la factura son: - Envases y embalajes. Se diferencian dos tipos: reutilizable (con derecho a devolución) y no reutilizables. El importe de envases y embalajes incrementa el importe de la factura. Cuando se trata de envases reutilizables, el cliente los devuelve al proveedor, y éste abona su importe emitiendo la correspondiente factura de rectificación o reflejándolo en la siguiente factura.
- Portes son los gastos que origina el traslado de la mercancía hasta el lugar designado por el comprador. Cuando se incluyen en la factura forman parte de la base imponible del IVA y tributan al mismo tipo impositivo que el producto.
- Seguro es un gasto que suele estar ligado al transporte, pues su función es cubrir los riesgos que pueda sufrir la mercancía durante el traslado. Los seguros son una actividad exenta del IVA, pero cuando se incluyen en factura se aplica sobre ellos el tipo impositivo establecido para los bienes o servicios facturados.
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LA NOTA DE GASTOS O SUPLIDOS.
La
nota de gastos o “factura de gastos” se utiliza para reflejar los gastos
suplidos, es decir, aquellos que el
vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador. El
documento es similar al impreso de una factura y sólo se diferencia de ésta en
los conceptos facturados. Los gastos más frecuentes que figuran en la nota de
gastos son el transporte, los envases y embalajes y el seguro.
Estos gastos no deberán ser gravados con el
mismo tipo impositivo de la operación que los generó, si no que dependerán de
su propia naturaleza.
Para poderlo hacer debe haber un
mandato previo, verbal o escrito, del cliente y este documento debe ser
expedido a nombre del comprador o cliente.
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