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Combinar Correspondencia

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Combinar Correspondencia

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A continuación se explicaran los pasos a seguir para hacer una combinación de correspondencia en el programa Microsoft Office Word 2010.

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Giovanna Cianci
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A continuación se explicaran los pasos a seguir para hacer una combinación de correspondencia en el programa Microsoft Office Word 2010.

by Giovanna Cianci
1

Combinación de Correspondencia

2

¿Para que sirve?

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un número de serie correlativo, Word nos ofrece la opción Combinación de correspondencia, que nos evita hacer esta labor, uno por uno.

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (hay estudios que afirmas que el 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

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Comencemos...

Por medio de un ejemplo podrán observar como se utiliza la combinación de correspondencia, para esto necesitamos:una carta redactada en Word una base de datos, en este caso utilizaremos Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access. El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen.
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Paso 1

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la base de datos con la carta. Vamos a:

1: Combinación de Correspondencia

2: Iniciar combinación de correspondencia

-Seleccionas asistente de correspondencia

3: Comenzamos con el asistente de correspondencia

    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente

    – Utilizar el documento actual y siguiente

    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR. acá es donde buscamos nuestro archivo Excel.

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Paso 2

Posteriormente aparece una ventana donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.
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Paso 3

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
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Paso 4

Pasamos a asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.
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Paso 5

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma , es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.
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Paso 6

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles
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Esto es todo...

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control

2. Imprimir

3. Enviar por Correo
 
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