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Inicia la organización de tus archivos

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Axelaine Salazar
Axelaine Salazar
Colombia

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Inicia la organización de tus archivos

by Axelaine Salazar
1

Slide 1: Bienvenida y propósito

Bienvenido al módulo de organización de archivos. Hoy veremos cómo iniciar la gestión documental, establecer objetivos claros y evitar el desorden que ralentiza procesos y reduce la productividad.

2

Slide 2: Definir objetivos

Define objetivos concretos: mejora de acceso, reducción de duplicados, cumplimiento normativo y mayor trazabilidad. Unos pocos resultados medibles guiarán todo el proceso.

3

Slide 3: Identificar tipos de documentos

Enumera tipos de documentos: contratos, facturas, informes, comunicaciones internas y registros de proyectos. Clasificar facilita la creación de una estructura lógica de carpetas.

4

Slide 4: Estructura inicial

Diseña una estructura jerárquica de carpetas por área o función. Mantén consistencia en nombres y evita anidar carpetas innecesariamente para facilitar búsquedas.

5

Slide 5: Nomenclatura y metadatos

Establece reglas de nomenclatura: fecha, versión y autor. Define metadatos mínimos para cada tipo de documento para mejorar búsquedas y filtrados.

6

Slide 6: Proceso de archivo

Implementa un flujo: captura, clasificación, revisión, aprobación y archivo. Documenta responsabilidades y plazos para cada etapa, reduciendo cuellos de botella.

7

Slide 7: Control de acceso

Asigna permisos según funciones y necesidad de conocimiento. Mantén registros de cambios y revisiones para garantizar seguridad y cumplimiento interno.

8

Slide 8: Respaldo y seguridad

Configura copias de seguridad periódicas y planes de recuperación. Protege información sensible con cifrado y políticas de retención adecuadas.

9

Slide 9: Mantenimiento continuo

Programa revisiones periódicas de la estructura, nomenclatura y metadatos. Actualiza procesos ante cambios organizacionales para evitar erosión del sistema.

10

Slide 10: Plan de implementación

Define fases, responsables y fechas. Capacita al equipo, mide resultados y ajusta la estrategia para lograr una gestión documental sostenible.
 
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