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Quiz: clasificación documental

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Quiz de clasificación documental

Created by

Yaneth Romero Prada
Yaneth Romero Prada
Colombia

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Quiz: clasificación documental
 

Quiz: clasificación documentalOnline version

Quiz de clasificación documental

by Yaneth Romero Prada
1

1. ¿Qué es la clasificación documental?


A. Organizar documentos por colores.

B. Agrupar documentos según la estructura y funciones de una entidad.

C. Eliminar documentos antiguos.

D. Digitalizar documentos.

2

2. ¿Qué es la ordenación documental?


A. Crear nuevos documentos.

B. Clasificar personas por cargos.

C. Guardar documentos sin ningún criterio.

D. Organizar documentos siguiendo un orden determinado.

3

3. ¿Qué es la descripción documental?


A. Destruir documentos innecesarios.

B. Firmar documentos oficiales.

C. Identificar y registrar información para facilitar su consulta.

D. Clasificar documentos por colores.

4

4. ¿Cuál es la categoría documental de mayor jerarquía?


A. Serie.

B. Subseción.

C. Tipo documental.

D. Fondo documental.

5

5. ¿Qué es un fondo documental?


A. Un archivo temporal.

B. Un conjunto de carpetas vacías.

C. Una colección de fotografías.

D. Conjunto de documentos producidos por una entidad o persona.

6

6. ¿Qué es una sección documental?

6. ¿Qué es una sección documental?

A. Un documento individual.

B. Una serie de fotografías.

C. División del fondo documental que corresponde a una dependencia.

D. Un archivo digital.

7

7. ¿Qué es una subsección documental?

7. ¿Qué es una subsección documental?

A. Un fondo documental completo.

B. Un tipo documental.

C. Una subdivisión de la sección documental.

D. Un documento eliminado.

8

8. ¿Qué es una serie documental?

8. ¿Qué es una serie documental?

A. Un documento aislado.

B. Una carpeta vacía.

C. Un fondo cerrado.

D. Conjunto de documentos relacionados por una misma función o trámite.

9

9. ¿Qué es una subserie documental?


A. Un fondo documental.

B. Una sección administrativa.

C. Un tipo de archivo digital.

D. Una subdivisión específica de una serie documental.

10

10. ¿Qué es un tipo documental?

10. ¿Qué es un tipo documental?

A. Un conjunto de expedientes.

B. Una dependencia administrativa.

C. Una unidad documental como un acta, contrato o factura.

D. Un fondo documental cerrado.

11

11. ¿Cuál es la característica principal de una serie documental simple?


A. Está conformada por un solo tipo documental.

B. Contiene varias subseries.

C. Agrupa diferentes fondos.

D. No tiene orden específico.

12

12. ¿Qué caracteriza a una serie documental compleja?

12. ¿Qué caracteriza a una serie documental compleja?

A. No contiene documentos.

B. Tiene un único documento.

C. Solo posee fotografías.

D. Está integrada por varios tipos documentales relacionados.

13

13. ¿Qué tipo de ordenación utiliza letras?


A. Numérica.

B. Cronológica.

C. Mixta.

D. Alfabética.

14

14. ¿Qué tipo de ordenación utiliza números?


A. Alfabética.

B. Mixta.

C. Temática.

D. Numérica.

15

15. ¿Qué tipo de ordenación combina letras y números?

15. ¿Qué tipo de ordenación combina letras y números?

A. Cronológica.

B. Geográfica.

C. Alfabética.

D. Mixta.

16

1. ¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos para crear, obtener, clasificar, almacenar y disponer de documentos. Busca eficiencia, trazabilidad y cumplimiento normativo en la organización.

17

2. Objetivos clave

Objetivos: reducir costos, mejorar acceso a la información, garantizar la seguridad y conservar evidencias para auditorías y toma de decisiones.

18

3. Ciclo de vida de un documento

El ciclo abarca creación, revisión, aprobación, distribución, uso, archivo y disposición final, con control de versiones y fechas de retención.

19

4. Clasificación y legibilidad

Clasificar por tipo, Departamento, fecha y nivel de confidencialidad facilita búsquedas y mejora la gobernanza documental.

20

5. Metadatos esenciales

Los metadatos describen documentos: título, autor, fecha, versión, tipo de documento y palabras clave para búsquedas precisas.

21

6. Políticas de retención

Definen cuánto tiempo conservar documentos, cuándo eliminar o archivar, y cómo cumplir con regulaciones legales y fiscales.

22

7. Seguridad y acceso

Gestiona roles y permisos, cifrado, control de cambios y respaldo para prevenir pérdida o uso indebido.

23

8. Digitalización y formatos

La digitalización convierte soportes físicos en archivos electrónicos, manteniendo calidad, legibilidad y compatibilidad de formatos.

24

9. Herramientas y normas

Utiliza sistemas de gestión documental (SGD), normas de clasificación y políticas uniformes para consistencia y auditoría.

25

10. Mejores prácticas

Capacita al personal, revisa periódicamente las políticas, realiza backup, y audita procesos para mejora continua.
 
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