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Departamento de Reservaciones

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En esta presentación se podrán estudiar las generalidades del departamento de reservaciones, los tipos de reservas, características y formas de pago que se pueden manejar en un sistema de alojamiento.

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Departamento de Innovación Educativa
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Mexico

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Departamento de Reservaciones
 

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En esta presentación se podrán estudiar las generalidades del departamento de reservaciones, los tipos de reservas, características y formas de pago que se pueden manejar en un sistema de alojamiento.

by Departamento de Innovación Educativa
1

Generalidades del departamento de reservaciones

La función de reservaciones consiste en:  recibir, documentar y analizar las reservaciones de los huéspedes, es decir, el manejo de las solicitudes anticipadas de habitaciones.
2

Generalidades

  • El acto de tomar una reservación se denomina VENDER HABITACIONES. 
  • El instrumento básico de las ventas y administración de habitaciones es el sistema de reservaciones. 
En un hotel pequeño la función de reservaciones puede estar manejada por el    recepcionista. En un establecimiento de gran tamaño, un departamento de reservaciones puede llegar a contar hasta con una docena de agentes de reservaciones de tiempo completo bajo la dirección de un gerente de reservaciones o de un gerente de ventas.
3

Reservaciones

•El departamento de reservaciones puede operar en coordinación con el personal de recepción o como una división del departamento de funciones relacionadas con las habitaciones.

4

Objetivo del departamento

→Llevar al día el control de las habitaciones que se van vendiendo en el hotel. →Tramitar aquellas solicitudes para apartar cuartos que se hagan en un mínimo de veinticuatro horas antes de su ocupación.
5

Funciones Generales del departamento de reservaciones

•a) Tramitar el mismo día todas las solicitudes de reservaciones de habitaciones que se reciben;  

•b) Mantener la sobreventa de habitaciones, dentro de los límites fijados por la gerencia;

•c) Informar a la recepción de la llegada de clientes importantes; 

•d) En coordinación con recepción, verificar el reporte diario de entradas sin reservaciones y de salidas anticipadas, así como de los no show; 

6

Funciones del departamento

•e) Elaboración del reporte de disponibilidad de cuartos;

•f) Elaboración del pronóstico de ocupación diario, semanal, mensual y anual; 

 •g) Elaboración de gráficas de ocupación.

7

Organización

  • La organización típica de un departamento de reservaciones cuenta con los puestos de: 
  • Jefe de reservaciones 
  • Encargado de reservaciones o auxiliar de reservaciones, los cuales a su vez se pueden clasificar en: 
  •   responsables de depósitos y pagos con tarjetasde crédito, 
  • encargado de reservaciones vía fax, 
  • encargado de reservaciones realizada poragencia o para excursiones y 
  • encargado de las que se reciben porcomputadora a través de la central de reservaciones. 
Esta estructura puede variar dependiendo de la magnitud operativa y sistema de administración así como del segmento de mercado que abarcan.
8

Tipos de reservaciones

•Directas 

• de Mostrador  

• Individual  

•Grupal o Allotment

•Reservaciones de Tiempo Compartido. Son llamadas Condominales o de Membresía. Este tipo de reservaciones deben cumplir con los siguientes requisitos:  Deben cubrir una cuota de mantenimiento anual, se deben solicitar con 90 días de anticipación. 

•Reservaciones en cortesía o uso casa  

•Reservaciones de Agencia de Viajes

9

Características de las reservaciones

Las CARACTERÍSTICAS DE LAS RESERVACIONES Son propiamente la referencia de clasificación para el hotel.

•Reservación Tentativa 

•Reservación Confirmada 

•Reservación confirmada No garantizada 

•Reservaciones Garantizadas y/o con  depósito.

10

Formas de pago

•Son aquellas en que el huésped liquida su solicitud de reservación y pueden ser: 

•Efectivo: Se considera dinero en moneda corriente, cheques de viajero, MCO (sólo de compañías aéreas con las que se tiene convenio).  

•con tarjeta de Crédito  

•con Cupón: cuando la agencia de viajes ha recibido el pago directamente del cliente y hace entrega a éste de un cupón con la clave de confirmación, datos de la reservación y monto pagado. Este cupón lo deberá presentar el cliente al momento de su llegada. 

•con depósito a la cuenta del hotel con carta compromiso de pago por parte de una empresa, el cual se registra como una cuenta por cobrar (CxC).
 
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