Acuerdo 027 del 2006Online version Seleccione la respuesta correcta by Lorena Tolosa 1 Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. a Administración de documentos b Certificación de documentos c Almacenamiento de documentos d Distribución de documentos 2 Es aquel archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia. a Archivo de orden distrital b Archivo de orden departamental c Archivo de orden nacional d Archivo de orden municipal 3 Se define como el conjunto de documentos que deben conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. a Archivo historico b Archivo privado de interés publico c Archivo público d Archivo privado 4 Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. a Codigo b Documento c Folio d Asunto 5 Es la identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. a Asunto b Código c Nombre de documento d Folio 6 Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Respuesta escrita 7 Se entiende como el conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos. a Folio b Archivo c Documento d Cuadernillo 8 Elija la definición correcta de descriptor a Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar. b Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. c Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. d Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales. 9 Escriba la definición de documento Respuesta escrita 10 Elija la definición correcta para documento Facilitativo a Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. b Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. c Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado. d Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. 11 Seleccione el concepto correcto de documento semiactivo a Documento de uso ocasional con valores primarios. b Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. c Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. d Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. 12 Escriba la definición correcta de facsímil Respuesta escrita 13 Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. a Fondo Abierto b Fondo cerrado c Fondo documental d Fondo acumulado 14 Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. a Producción documental b Identificación documental c Ordenación documental d Archivar 15 Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. a Folio b Cuadernillo c Inventario documental d Tabla de retención documental 16 Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. a Ordenación documntal b Identificación documental c Foliar d Transferencia documental 17 Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. a Principio de orden b Protocolo c Identificación documental d Principio de procedencia 18 ¿Qué es el registro de comunicaciones oficiales? a Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. b Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas c Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. d Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. 19 Escriba la definición de la Selección documental Respuesta escrita 20 ¿Qué es una tabla de retención documental? a Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. b Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. c Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. d Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. 21 Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. a Trámite de documentos b Retención documental c Transferencia Documental d Selección documental 22 Seleccione la definición correcta del Valor Contable a Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. b Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. c Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. d Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. 23 Se define como el atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. a Valor histórico b Valor técnico c Valor contable d Valor primario
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