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Pon a prueba tus conocimientos sobre gestión documental con este emocionante juego de preguntas.

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Luisa Baez

Colombia

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GD - ARCHIVOOnline version Pon a prueba tus conocimientos sobre gestión documental con este emocionante juego de preguntas. by Luisa Baez 1 ¿Qué es una política de gestión documental? a Un conjunto de directrices para manejar documentos. b Un software de gestión. c Un tipo de archivo digital. d Un procedimiento de archivo físico. 2 ¿Qué es la gestión documental? a El proceso de crear, almacenar y administrar documentos. b Una técnica de marketing c Un tipo de software d Un método de archivo físico 3 ¿Cuál es un objetivo de la gestión documental? a Mejorar la eficiencia en el manejo de información. b Eliminar documentos antiguos c Aumentar el tamaño de los archivos d Reducir el uso de papel 4 ¿Qué herramienta se utiliza comúnmente en la gestión documental? a Redes sociales b Hojas de cálculo c Sistemas de gestión de documentos (DMS). d Software de diseño gráfico 5 ¿Qué significa la digitalización en gestión documental? a Almacenar documentos en papel b Enviar documentos por correo c Convertir documentos físicos en formatos digitales. d Imprimir documentos digitales 6 ¿Cuál es una ventaja de la gestión documental electrónica? a Mayor riesgo de pérdida b Acceso rápido a la información. c Mayor uso de papel d Dificultad para encontrar documentos 7 ¿Qué es el ciclo de vida de un documento? a El tamaño del archivo b Las etapas desde la creación hasta la eliminación del documento. c La cantidad de copias realizadas d El tiempo de impresión 8 ¿Qué se busca con la clasificación documental? a Imprimir más copias b Eliminar documentos innecesarios c Aumentar el tamaño de los archivos d Organizar documentos para facilitar su acceso. 9 ¿Qué es la metadatos en gestión documental? a Un formato de archivo b Una técnica de archivo físico c Un tipo de documento d Información que describe y clasifica documentos. 10 Los archivos de las oficina se conocen como: a Archivo histórico b Archivo de gestión c Archivo central d Archivo técnico 11 ¿Qué procedimiento se realiza cuando los archivos cumplen su vida útil? a Clasifica b Conserva c Folia d Elimina 12 ¿Los documentos que no se eliminan hacen parte de? a Históricos b Conservación c Preservación d Central 13 La responsabilidad de velar por la organización, consulta, preservación y custodia del archivo de gestión según los procedimientos establecidos es el: a Encargado del préstamo b Productor del documento c Jefe de archivo d Jefe de oficina 14 Para realizar una comunicación efectiva en una transferencia primaria, es necesario que se existan relaciones efectivas entre a Unidad administrativa y archivo central b Unidad administrativa y archivo histórico c Archivo central y archivo histórico d Gerente y unidad administrativa 15 Las unidades documentales se dividen en dos clasificaciones de acuerdo a su composición documental y son: a Simples y adjuntos b Administrativas y tipos documentales c Simple y compuesta d Administrativas y técnicas 16 Las series y las subseries documentales, reposadas en las tablas de retención o cuadro de clasificación, deben corresponder a una estructura determinada de la organización llamada: a Organigrama b Resolución c Manual de proceso d Tablas de control 17 Para las en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, es necesario que en materia de archivo por normatividad nacional estén actualizadas en: a Tablas de valoración documental b Programa de gestión documental c Tablas de retención documental d Tablas de control de acceso 18 ¿Qué debe incluir una política de gestión documental? a El diseño gráfico de archivos. b Solo la creación de documentos. c Procedimientos de conservación y eliminación. d La cantidad de personal necesario. 19 ¿Quiénes deben seguir la política de gestión documental? a El departamento de TIC. b Los proveedores externos. c Solo los gerentes. d Todos los empleados de la organización. 20 ¿Cuál es un método común de conservación? a Control de temperatura y humedad. b Uso de productos químicos agresivos. c Solo el almacenamiento en lugares sin húmeda. d 21 ¿Qué se utiliza para restaurar documentos dañados? a Técnicas de conservación especializadas. b Cinta adhesiva. c Pegamento común. d 22 ¿Qué es la digitalización en conservación documental? a Escanear y destruir los originales. b Almacenar en papel. c Imprimir documentos digitales. d Convertir documentos físicos en formatos digitales. 23 ¿Por qué es importante la preservación documental? a Para mantener la memoria histórica y cultural de la entidad. b Para aumentar la producción de documentos. c Para facilitar la destrucción de archivos en físico. d Para evitar la digitalización. 24 ¿Cuál es un riesgo de la digitalización o documentos electrónicos? a Aumento de espacio de almacenamiento. b Mejora de la calidad de imagen. c Obsolescencia tecnológica. d Facilidad de acceso.

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¿Qué es una política de gestión documental?

¿Qué es la gestión documental?

¿Cuál es un objetivo de la gestión documental?

¿Qué herramienta se utiliza comúnmente en la gestión documental?

¿Qué significa la digitalización en gestión documental?

¿Cuál es una ventaja de la gestión documental electrónica?

¿Qué es el ciclo de vida de un documento?

¿Qué se busca con la clasificación documental?

¿Qué es la metadatos en gestión documental?

Los archivos de las oficina se conocen como:

¿Qué procedimiento se realiza cuando los archivos cumplen su vida útil?

¿Los documentos que no se eliminan hacen parte de?

La responsabilidad de velar por la organización, consulta, preservación y custodia del archivo de gestión según los procedimientos establecidos es el:

Para realizar una comunicación efectiva en una transferencia primaria, es necesario que se existan relaciones efectivas entre

Las unidades documentales se dividen en dos clasificaciones de acuerdo a su composición documental y son:

Las series y las subseries documentales, reposadas en las tablas de retención o cuadro de clasificación, deben corresponder a una estructura determinada de la organización llamada:

Para las en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, es necesario que en materia de archivo por normatividad nacional estén actualizadas en:

¿Qué debe incluir una política de gestión documental?

¿Quiénes deben seguir la política de gestión documental?

¿Cuál es un método común de conservación?

¿Qué se utiliza para restaurar documentos dañados?

¿Qué es la digitalización en conservación documental?

¿Por qué es importante la preservación documental?

¿Cuál es un riesgo de la digitalización o documentos electrónicos?