PLAN DE PRESERVACION Y CONSERVACION DOCUMENTALOnline version
SEGUN LO ESTUDIADO EN EL ACUERDO 01 DE 2024 TITULO 6 SECCION 1 Y 2
1
¿Cuál es el propósito principal del Sistema Integrado de Conservación (SIC)?
2
¿Cuál es el propósito principal del Sistema Integrado de Conservación (SIC)?
3
Qué componentes conforman el SIC y a qué tipo de documentos aplica cada uno
4
Qué componentes conforman el SIC y a qué tipo de documentos aplica cada uno
5
Quién es el responsable de coordinar la implementación del SIC dentro de una entidad
6
¿Cuál es el papel del diagnóstico integral de gestión documental en el diseño del Sistema Integrado de Conservación (SIC)?
7
¿Cuáles son los seis programas que conforman la conservación preventiva?
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Explicación
El propósito principal del Sistema Integrado de Conservación (SIC) es garantizar la conservación y preservación de los documentos en cualquier soporte, ya sean físicos o electrónicos, asegurando que conserven atributos fundamentales como la autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad. Esto permite que los documentos mantengan su valor jurídico, administrativo, técnico, histórico o cultural a lo largo del tiempo y puedan ser consultados de manera oportuna y segura.
El propósito principal del Sistema Integrado de Conservación (SIC) es garantizar la conservación y preservación de los documentos en cualquier soporte, ya sean físicos o electrónicos, asegurando que conserven atributos fundamentales como la autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad. Esto permite que los documentos mantengan su valor jurídico, administrativo, técnico, histórico o cultural a lo largo del tiempo y puedan ser consultados de manera oportuna y segura.
Plan de Conservación Documental:
Aplica a los documentos en soporte físico (papel, planos, fotografías, entre otros) y tiene como objetivo implementar acciones para prevenir su deterioro o restaurarlos en caso de daño.
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo:
Aplica a los documentos en soporte electrónico y busca garantizar su acceso, autenticidad y conservación a lo largo del tiempo, frente a riesgos tecnológicos como la obsolescencia de formatos o plataformas.
Plan de Conservación Documental:
Aplica a los documentos en soporte físico (papel, planos, fotografías, entre otros) y tiene como objetivo implementar acciones para prevenir su deterioro o restaurarlos en caso de daño.
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo:
Aplica a los documentos en soporte electrónico y busca garantizar su acceso, autenticidad y conservación a lo largo del tiempo, frente a riesgos tecnológicos como la obsolescencia de formatos o plataformas.
Según el artículo 6.1.1.6 del Acuerdo 001 de 2024, el responsable de coordinar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) dentro de una entidad son los secretarios generales o funcionarios de igual o superior jerarquía, quienes deben hacerlo a través de las áreas responsables de la implementación de los planes y programas del SIC. Esta coordinación debe estar articulada con áreas como gestión documental, conservación documental, tecnologías de la información y auditoría interna.
El diagnóstico integral de gestión documental cumple un papel fundamental en el diseño del Sistema Integrado de Conservación (SIC), ya que sirve como insumo principal para identificar los riesgos, necesidades y condiciones reales en las que se encuentran los documentos, tanto físicos como digitales. A partir de este diagnóstico, se pueden definir las acciones, programas y recursos necesarios para implementar de manera efectiva los planes de conservación y preservación, garantizando que estén alineados con el ciclo vital de los documentos y con los objetivos institucionales de conservación.
Manejo de condiciones ambientales: Control de temperatura, humedad, iluminación y ventilación en los espacios de archivo.
Control de vectores biológicos: Prevención y manejo de plagas como insectos, roedores y microorganismos que puedan deteriorar los documentos.
Manejo y control de emergencias: Planes y acciones para prevenir, mitigar y responder a situaciones como incendios, inundaciones, o sismos que afecten los archivos.
Bioseguridad: Aplicación de medidas sanitarias y de seguridad para proteger tanto a los documentos como al personal que los maneja.
Almacenamiento: Uso adecuado de mobiliario, materiales y métodos que aseguren la estabilidad física de los documentos.
Manipulación documental: Buenas prácticas en el manejo cotidiano de los documentos para evitar su deterioro por uso indebido o frecuente.
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