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Errores de razonamiento en gestión documental

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Errores de razonamiento en gestión documental

by YURANY ROCHA GUTIERREZ
1

Caso 1: Un funcionario archiva todos los documentos en orden alfabético sin revisar la Tabla de Retención Documental. ¿Qué error lógico existe?

2

Un analista etiqueta expedientes por color para priorizar hundimentos urgentes, sin revisar fechas de vencimiento. ¿Qué error hay?

3

Se archivan expedientes por nombre corto en lugar de por periodo de retención. ¿Qué proceso se ignoró?

4

Un archivista decide eliminar documentos antiguos porque cree que ya no son útiles, sin consultar la Tabla de Retención. ¿Qué error lógico se comete?

5

Se aplica una única regla de clasificación a todas las piezas, ignorando tipos de documento. ¿Qué error se identifica?

6

El equipo presume que ordenar por fecha de creación es más rápido que revisar la retención, sin medir tiempos. ¿Qué error lógico es?

7

Se archivan todos los documentos digitales en una carpeta única, pensando que simplifica el acceso. ¿Qué error se comete?

8

Un funcionario asume que lo más reciente siempre es lo más importante para conservar, sin revisar la Tabla. ¿Qué error lógico hay?

9

Se priorizan expedientes por el nombre del responsable, no por el valor legal o contractual. ¿Qué error se identifica?

10

Se archivan documentos sin definir criterios de acceso, luego se quejan de búsquedas lentas. ¿Qué error lógico es?

Explicación

Se ignora la norma de retención; la clasificación debe basarse en políticas de retención, no en un criterio arbitrario.

Se descarta la fecha de vencimiento real, lo cual es crítico para priorizar gestión documental.

Ignorar la política de retención contraviene normas de conservación y acceso.

La tabla de retención determina qué eliminar y qué conservar; asumir utilidad sin verificar es falacia de base.

Aplicar una regla única a diversos tipos de documentos no considera diferencias de retención.

Se asume sin evidencia que la velocidad es mayor sin analizar procesos de retención.

La falta de estructura impide búsquedas eficaces y cumple mal la gobernanza documental.

No se debe ponderar solo la novedad; la retención depende de políticas y periodos.

El criterio debe basarse en criterios de conservación legales, no en nombres.

Sin criterios de clasificación y acceso, las búsquedas no son eficientes ni reproducibles.

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