Test sobre gestión documental para el concurso de la contraloría
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Un funcionario organiza un expediente contractual físico de 200 páginas que incluye como anexos un folleto explicativo y una revista técnica impresos. Para agilizar el proceso de cierre y transferencia, el funcionario decide no foliar estos elementos comerciales, asumiendo que al ser externos no hacen parte formal del trámite administrativo de la entidad. Al evaluar esta decisión desde la técnica archivística oficial, se puede afirmar que la actuación del funcionario es
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Un funcionario de la Contraloría General de la República, adscrito a la Dirección de Investigaciones, es trasladado a otra dependencia. Al momento de su retiro de la oficina, argumenta que por el alto volumen de trabajo no tiene tiempo para entregar el archivo de los casos a su cargo mediante inventario formal y sugiere dejar las carpetas en su escritorio para que el nuevo funcionario las asuma.¿qué acción debe ejecutar el área de Gestión Humana de la Contraloría?
3
El Comité encargado de la Contraloría General de la República ha documentado la pertinencia de eliminar una serie documental cuyas fechas de retención han expirado. Antes de proceder con la destrucción física o electrónica de los documentos, el área de gestión documental debe surtir una serie de pasos normativos. Qué acción específica se debe realizar obligatoriamente para garantizar la participación y transparencia del proceso?
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Una Contraloría Delegada implementa un nuevo sistema para generar actos administrativos y decide usar firmas electrónicas para dinamizar los fallos. No obstante, en el manual de procedimientos no se ha definido formalmente qué funcionarios están autorizados para firmar las comunicaciones oficiales que salen de la entidad con este mecanismo. . ¿Qué lineamiento se debe cumplir desde la gestión documental y la ventanilla única?
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La Contraloría General de la República aprueba una reestructuración orgánica donde se fusionan dos dependencias delegadas y se crean tres nuevos grupos internos de trabajo con funciones de auditoría especial. El jefe del archivo institucional advierte que esto impacta directamente las series documentales que se producen. ¿Qué acción concreta se debe ejecutar en relación con los instrumentos de valoración?
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Durante una auditoría interna en la entidad, se evidencia que un proceso de responsabilidad fiscal contiene documentos físicos (actas firmadas originalmente en papel) y documentos electrónicos (grabaciones de audiencias testimoniales). El auditor observa que el componente físico está archivado en carpetas tradicionales y el electrónico en un servidor central, pero no existe trazabilidad entre ellos. ¿Cómo se debe conformar e interrelacionar este expediente híbrido?
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Un investigador académico solicita acceso a un expediente de auditoría histórico del año 1930 custodiado por la Contraloría. El área de conservación advierte que los documentos originales en papel presentan un avanzado estado de deterioro químico y biológico, por lo que su manipulación directa causaría daños materiales irreversibles. ¿Cómo debe proceder la administración del archivo frente a la solicitud del ciudadano?
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La Oficina de Planeación y la Dirección de Gestión Documental de la Contraloría formulan los planes del Sistema Integrado de Conservación (SIC). Antes de su publicación en la página web y su implementación formal, requieren ser aprobados internamente. ¿Qué instancia al interior de la Contraloría tiene la competencia explícita para impartir esta aprobación?
9
La Contraloría General de la República organiza la transferencia de varios expedientes probatorios que han cumplido su ciclo de retención en el archivo central y, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental vigentes, poseen una disposición final de conservación total por su altísimo valor para la historia institucional y nacional. ¿Hacia dónde y con qué requisitos metodológicos debe realizarse este procedimiento específico?
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Durante la tramitación de una indagación preliminar de manera 100% electrónica en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) de la Contraloría, se incorporan constantemente nuevas pruebas, reportes y oficios. ¿Qué mecanismo tecnológico asegura la secuencia, integridad, recuperación y orden original de los documentos dentro del respectivo expediente digital?
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Un despacho delegado de la Contraloría reporta que, a causa de un incendio fortuito en la zona de archivo de gestión, un expediente físico decisivo para un proceso misional sufrió pérdida total. El jefe de la dependencia desconoce el rigor del paso a seguir desde el punto de vista técnico e investigativo. ¿Qué acción inicial obligatoria se debe ejecutar para gestionar este evento?
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Una agrupación de expedientes electrónicos de gestión administrativa en la Contraloría ha cumplido cabalmente su tiempo de retención en el archivo central y, conforme a las Tablas de Retención Documental aprobadas y convalidadas, su disposición final es la eliminación. ¿Qué lineamiento técnico se debe acatar para ejecutar de manera adecuada esta disposición final digital?
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13.Dado el gran volumen de expedientes clasificados como de conservación permanente (históricos), la Contraloría evalúa la alternativa de contratar a una empresa comercial privada dedicada a la administración de depósitos masivos para que asuma la custodia de manera perpetua, liberando así espacio en su propio archivo central. ¿Es procedente realizar esta contratación según el marco normativo de la función archivística?
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El equipo de gestión de información de la Contraloría inicia la planeación rigurosa para estructurar sus instrumentos archivísticos. Para ello, necesita comprender profundamente la procedencia, las transformaciones administrativas y los valores de los documentos generados a lo largo de décadas. ¿Qué soporte técnico deben elaborar como resultado del análisis del origen, el contexto orgánico y funcional de la entidad?
15
15.En el área de Talento Humano de la Contraloría surgen interrogantes técnicos acerca de cuánto tiempo se deben conservar las carpetas de las historias laborales del personal que se desvincula definitivamente, para incluirlos correctamente en la TRD. A la luz de las normativas de preservación especiales, ¿cuál es el estándar temporal que se recomienda asignar a esta serie documental?
16
Durante una intervención archivística a fondos producidos durante la década de los noventa en la Contraloría, se identifican reportes especiales que documentan presuntas infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario en áreas rurales. El área de gestión documental debe garantizar el adecuado manejo de estos testimonios sensibles. ¿Qué principio de tratamiento se debe aplicar ineludiblemente a estos expedientes?
17
Con el fin de formular técnicamente los planes del Sistema Integrado de Conservación (SIC), la oficina encargada en la Contraloría General de la República requiere evaluar sistemáticamente el estado de la preservación documental física y digital de toda la corporación. ¿Qué requerimiento procedimental previo es indispensable para poder formular apropiadamente dichos planes a corto y mediano plazo?
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En la central de radicación de la Contraloría, un contratista se equivoca al digitar el código de un acto administrativo y asigna, por error, una secuencia errónea que salta varios números del consecutivo anual. Tratando de mitigar su descuido, opta por usar tinta correctora sobre la planilla para sobreescribir los números. ¿Es válido este accionar según las políticas de gestión y control de comunicaciones oficiales?
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El equipo de revisión de la Contraloría descubre en una sede remota un depósito repleto de documentación producida entre 1970 y 1985 que jamás fue tratada archivísticamente, configurando un fondo en estado de abandono y sin criterios de organización básica. ¿Qué figura o instrumento técnico se debe emplear para valorar y disponer adecuadamente de dicho fondo?
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La Contraloría destina un presupuesto significativo para la adecuación estructural de la bodega principal de su archivo intermedio. En el proceso de licitación, las empresas constructoras preguntan por las especificaciones de seguridad mínimas para las paredes y estantes que albergarán la documentación de valor fiscal. ¿Qué requisito normativo puntual deben cumplir dichos materiales?
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Al culminar una profunda actualización de sus Tablas de Retención Documental (TRD), la Contraloría remite el expediente completo de este instrumento al Comité Evaluador de Documentos en busca de su convalidación oficial. A partir de ese momento, ¿de qué plazo máximo legal dispone la instancia competente nacional para emitir el Informe Técnico de Evaluación?
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Actualmente las nuevas Tablas de Retención Documental (TRD) de la Contraloría se encuentran radicadas en el Archivo General de la Nación surtiendo el paso de evaluación técnica y convalidación. No obstante, las direcciones de la entidad continúan trabajando y produciendo miles de folios mensuales. ¿Cuál es la forma apropiada de tratar documentalmente estos archivos en curso durante el compás de espera?
Explicación
B. De conformidad con el Instructivo de Foliación del Archivo General de la Nación (Numeral 8), los documentos en soporte papel que formen parte integral de una unidad documental (incluyendo anexos impresos como folletos, boletines o revistas comerciales que acompañan un trámite) reciban foliación continua. Si se opta por separar este material se harán los correspondientes testigos que sirvan de referencia cruzada.
B.Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará los documentos y archivos mediante inventarios documentales de conformidad con el Cuadro de Clasificación Documental. El inventario documental para la entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de conformidad con el Formato Único de Inventario Documental (FUID). Los servidores públicos que omitan la entrega, debida gestión y recibo de archivos, responderán ante las autoridades disciplinarias, penales, fiscales o administrativas.
A.Como requisito para adelantar el proceso de eliminación, los sujetos obligados deben publicar en su sitio web, por un periodo de sesenta (60) días hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones.
D.Todos los sujetos obligados deben establecer en los procedimientos los tipos de firma, ya sea autógrafa, digital o electrónica y los cargos de los funcionarios autorizados para la firma de las comunicaciones oficiales. Las ventanillas únicas deben velar por el cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
B.Las Tablas de Retención Documental deben actualizarse cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad o cuando se creen o supriman grupos internos de trabajo. Esta actualización y su respectiva aprobación deberá efectuarse dentro de los seis (6) meses siguientes al momento en el cual se configura la causal que da lugar a la actualización.
C.Cuando se conformen de manera simultánea expedientes por documentos en soportes físicos y formatos electrónicos, a pesar de estar separados por ser conservados en sus formatos nativos, se debe garantizar que forman una sola unidad documental. En la hoja de control y en el índice electrónico debe existir una referencia cruzada que relacione y describa los documentos de naturaleza diferente para garantizar su integridad y vínculo archivístico.
A.Solo por razones de conservación de soportes físicos se podrá restringir el acceso a los documentos originales, debiendo tomar las previsiones que garanticen suministrar la información por medio de técnicas de reproducción que propicien la preservación del original.
D.Los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC deben ser aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento debe quedar registrado en las actas del respectivo Comité.
B.El Plan de Transferencias Documentales estipula que las transferencias secundarias para la entrega de series documentales con disposición final de conservación total se realizan desde el archivo central al Archivo Histórico, que en el caso del ámbito nacional corresponde al Archivo General de la Nación. Se deben elaborar instrumentos de descripción como inventarios, catálogos e índices para facilitar el acceso a esta documentación de conservación permanente.
A. Las entidades públicas deben implementar mecanismos tecnológicos que permitan llevar un índice electrónico de sus expedientes electrónicos. Este índice deberá asegurar la secuencia de los documentos garantizando el orden original, garantizar la integridad del expediente, y actualizarse automáticamente cada vez que se incorpore un documento electrónico.
C.Conocida la pérdida de los expedientes, se debe informar de inmediato al secretario general o funcionario de igual o superior jerarquía. Asimismo, se debe presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación e iniciar el proceso administrativo de reconstrucción mediante una apertura de investigación y diagnóstico.
D.Los documentos y expedientes electrónicos de archivo que hayan cumplido sus tiempos de retención y que no sean objeto de conservación permanente deben eliminarse mediante procedimientos de borrado seguro. En el acta de eliminación se debe especificar el método empleado para la eliminación de los expedientes electrónicos
B.Los sujetos obligados no podrán contratar con empresas privadas la custodia de documentos de conservación permanente sobre los cuales exista la obligación de transferirlos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales.
C.Desde la etapa de planeación es necesario comprender la procedencia y contexto de los documentos, por lo cual se debe realizar una investigación que aborde el origen y transformaciones de la entidad, dando como resultado la elaboración de un documento denominado "Historia Institucional", el cual es el soporte fundamental para abordar la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos.
A.Para las historias laborales se recomienda un tiempo de retención de dos (2) años en archivo de gestión contados a partir de la desvinculación del funcionario, y una vez realizada la transferencia al Archivo Central se recomienda un tiempo de retención mínimo de ochenta (80) años.
D. Los documentos referidos a graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario son de conservación permanente. Las entidades deben verificar que no se desagreguen los expedientes o unidades documentales y que se conserve la integridad de las series documentales manteniendo el vínculo archivístico sin separar series y subseries de su estructura orgánica.
B. El diagnóstico integral de la gestión documental y administración de archivos es un requisito para la formulación de los planes del Sistema Integrado de Conservación (SIC). Dicha formulación establece acciones a corto, mediano y largo plazo a partir de las necesidades evidenciadas en dicho diagnóstico integral.
C.Los procedimientos para la radicación velarán por la transparencia, por lo cual no se podrán reservar números, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia en un acta o documento equivalente con su respectiva justificación y firma.
A.Los fondos documentales acumulados deben ser organizados para ser valorados a partir de la metodología de elaboración de las Tablas de Valoración Documental (TVD). La ejecución de esta valoración se debe desarrollar a partir de la elaboración de un Plan de Trabajo Archivístico Integral y sus etapas correspondientes de diagnóstico, clasificación, ordenación, descripción y valoración.
B.Las instalaciones para los servicios de depósito, custodia y administración integral de documentos de archivo requieren que los pisos, muros, techos, puertas y estanterías estén construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
D.Las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta sesenta (60) días hábiles, para evaluar y emitir Informe Técnico de Evaluación sobre las TRD y TVD. Este término inicia desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos archivísticos.
C.A partir de la aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño (etapa previa a la convalidación del AGN), el sujeto obligado podrá organizar los documentos de archivo conforme al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo el principio de procedencia y ordenando los documentos al interior de los expedientes bajo el principio de orden original.
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Spanish alphabet, listening-based assessment