Organización y clasificación documental

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Quiz sobre clasificación y gestión documental

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jimmy chacon

Costa Rica

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1	Anonymous September 7, 2026	% 100	03:33
2	Anonymous August 10, 2026	% 82	03:14

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Organización y clasificación documental


Organización y clasificación documentalOnline version Quiz sobre clasificación y gestión documental by jimmy chacon 1 ¿Qué es la clasificación documental? a Es guardar papeles en carpetas. b El proceso mediante el cual los documentos se agrupan según características comunes. c Es lo mismo que la organización documental. d Es conservar únicamente en formato digital. e Es eliminar documentos para reducir volumen. 2 Menciona dos criterios de clasificación cronológica. a Organiza documentos por color. b Organiza documentos por área responsable. c Organiza documentos según fecha (p. ej., enero, febrero, marzo o por año). d Organiza documentos por cliente. e Organiza documentos por tamaño. 3 ¿Qué significa expediente como unidad documental? a Carpeta donde se archivan solo notificaciones. b Proceso administrativo sin documentos asociados. c Documento único independiente de otros. d Unidad que reúne documentos relacionados con un mismo caso, trámite, persona, proceso o asunto. e Conjunto de archivos sueltos sin relación. 4 ¿Qué ventajas tiene la clasificación por tipo de trámite? a Dificulta el acceso a la información. b Facilita separar áreas de trabajo y localizar información relacionada con un mismo tipo de trámite. c Elimina la necesidad de un control de plazos. d Requiere más tiempo para localizar. e Aumenta el riesgo de confusión. 5 ¿Qué incluye la clasificación por área o departamento? a Sólo aplica a expedientes judiciales. b Clasifica solo documentos notariales. c Organiza documentos por tamaño de archivo. d No se aplica a archivos digitales. e Organiza documentos según la área responsable (p. ej., Recursos humanos, Legal, Contabilidad). 6 ¿Qué es la confidencialidad documental? a La duplicación de documentos para respaldo. b La protección de información sensible y el control de quién puede acceder a ella. c La eliminación de documentos antiguos. d La indexación de documentos sin restricciones. e La apertura indiscriminada de archivos. 7 ¿Qué se entiende por control de plazos documentales? a Seguimiento de fechas clave para evitar incumplimientos y atrasos. b Mantener todos los documentos sin fechas. c Archivar todo al final del año. d Ignorar fechas importantes para la planificación. e Eliminar documentos de fecha vencida. 8 ¿Qué es el expediente como unidad documental y qué puede contener? a Conjunto de documentos relacionados con un mismo caso; puede contener solicitudes, contratos, poderes, notificaciones, resoluciones, etc. b Solo documentos digitales. c Una sola hoja de papel. d Solo documentos notariales. e Solo resoluciones sin anexos. 9 ¿Qué tipo de organización interna puede tener un expediente? a Orden cronológico, separación por etapas o clasificación por tipo de documento. b Orden por tamaño de archivo exclusivamente. c Orden alfabético inverso único. d Ordenamiento aleatorio sin criterio. e Orden por color de las etiquetas. 10 ¿Qué medidas favorecen la protección de información confidencial? a No realizar respaldos digitales. b Acceso restringido, contraseñas, carpetas protegidas y control de usuarios autorizados. c Dejar archivos abiertos en escritorios. d Imprimir todo y dejar en mostrador. e Compartir contraseñas libremente. 11 ¿Qué paso ilustra la implementación de clasificación numérica en el caso práctico? a Uso de numeración interna como LAB-001-2026, ADM-002-2026, NOT-003-2026. b Clasificación cronológica por fecha. c Uso de fechas como único criterio de clasificación. d Clasificación por departamento sin código. e Clasificación alfabética por nombre.

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¿Qué es la clasificación documental?

Menciona dos criterios de clasificación cronológica.

¿Qué significa expediente como unidad documental?

¿Qué ventajas tiene la clasificación por tipo de trámite?

¿Qué incluye la clasificación por área o departamento?

¿Qué es la confidencialidad documental?

¿Qué se entiende por control de plazos documentales?

¿Qué es el expediente como unidad documental y qué puede contener?

¿Qué tipo de organización interna puede tener un expediente?

¿Qué medidas favorecen la protección de información confidencial?

¿Qué paso ilustra la implementación de clasificación numérica en el caso práctico?