Cumplimiento normativo y gestión documental

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Conceptos clave

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jimmy chacon

Costa Rica

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Cumplimiento normativo y gestión documental


Cumplimiento normativo y gestión documentalOnline version Conceptos clave by jimmy chacon 1 ¿Qué es el cumplimiento normativo en gestión documental? a Es la capacidad de archivar documentos por cualquier criterio personal. b Es la eliminación de expedientes conforme a la intuición del funcionario. c Es la gestión de registros sin reglas claras. d El cumplimiento normativo se refiere a la obligación de actuar de acuerdo con leyes, reglamentos, políticas internas, lineamientos institucionales y buenas prácticas aplicables al manejo de documentos. 2 ¿Qué son las responsabilidades institucionales? a Son únicamente las responsabilidades del archivo central. b Las responsabilidades institucionales son los deberes que tiene una organización frente a la información que produce, recibe y conserva. c Son responsabilidades exclusivamente jurídicas de los abogados. d Son obligaciones de las personas particulares fuera de la organización. 3 ¿Qué ejemplos ilustran documentos como evidencia institucional? a Un correo electrónico sin asunto. b Una tarea personal sin relación con trámites institucionales. c Un oficio demuestra una comunicación formal. d Una nota informal entre colegas. 4 ¿Qué pregunta responde un ciclo de vida del documento? a Explica solo qué documentos deben eliminarse. b Describe las etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su conservación o eliminación. c Determina solo cómo se crea un documento. d Indica únicamente cómo se archiva un documento. 5 En gestión documental, ¿qué incluye el marco normativo? a Solo leyes nacionales y normas técnicas. b Leyes nacionales, Reglamentos institucionales, Políticas internas, Procedimientos documentales, Normas técnicas, Lineamientos de archivo, Buenas prácticas administrativas. c Solo procedimientos y conservaciones sin normas técnicas. d Solo políticas internas y lineamientos de archivo. 6 ¿Qué abarca la clasificación documental? a No tiene impacto en la conservación. b No facilita búsquedas ni auditorías. c Clasificar documentos permite agruparlos por Área responsable, Tipo documental, Trámite, Fecha, Código, Expediente, Nivel de confidencialidad. d Clasificar documentos sirve solo para decoración. 7 ¿Qué riesgos pueden surgir por el incumplimiento normativo? a Incremento de rapidez sin control documental. b Mejoras en la eficiencia y transparencia. c Pérdida de documentos, Acceso indebido a información, Destrucción no autorizada, Incumplimiento de plazos, Dificultades en auditorías, Reclamos de usuarios, Responsabilidad administrativa, Daño a la imagen institucional. d Reducción de costos sin impacto en la seguridad. 8 ¿Cuál es el rol del técnico en gestión documental según el material? a El técnico no participa en la clasificación ni en el archivo. b El técnico puede apoyar el cumplimiento normativo mediante tareas como Clasificar documentos correctamente, Organizar expedientes, Registrar entradas y salidas, Aplicar procedimientos internos, Proteger información confidencial, Apoyar procesos de archivo físico y digital, Verificar que los document c El técnico debe actuar como abogado en interpretación de normas. d El técnico es quien toma decisiones jurídicas finales. 9 ¿Qué se entiende por trazabilidad documental? a La trazabilidad documental permite saber qué ocurrió con un documento durante su gestión y responder preguntas como ¿Cuándo ingresó?, ¿Quién lo recibió?, ¿A qué expediente pertenece?, ¿Quién lo revisó?, ¿Dónde se archivó?, ¿Qué trámite generó?, ¿Cuándo se cerró? b Se refiere solo a la digitalización de documentos. c Es un registro opcional de movimientos que no se audita. d Solo aplica a expedientes físicos, no digitales. 10 ¿Qué medidas se proponen para fortalecer el cumplimiento normativo en organización documental? a Describir de forma genérica los documentos. b Clasificar correctamente, Mantener expedientes completos, Identificar documentos claramente, Controlar accesos, Proteger información sensible, Mantener respaldos, Separar documentos activos y cerrados. c No aplicar controles de acceso ni respaldos. d Eliminar todos los expedientes antiguos.

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¿Qué es el cumplimiento normativo en gestión documental?

¿Qué son las responsabilidades institucionales?

¿Qué ejemplos ilustran documentos como evidencia institucional?

¿Qué pregunta responde un ciclo de vida del documento?

En gestión documental, ¿qué incluye el marco normativo?

¿Qué abarca la clasificación documental?

¿Qué riesgos pueden surgir por el incumplimiento normativo?

¿Cuál es el rol del técnico en gestión documental según el material?

¿Qué se entiende por trazabilidad documental?

¿Qué medidas se proponen para fortalecer el cumplimiento normativo en organización documental?