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MF0978_2_Tema1

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Paula Bosch Sotillo
Paula Bosch Sotillo
Spain

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MF0978_2_Tema1

by Paula Bosch Sotillo
A
C
D
E
F
G
L
M
N
O
S
T
V

Empieza por A

Disciplina técnica y científica que estudia los archivos: cómo deben organizarse, describirse, conservarse y servirse a quien los necesita. Es la TEORÍA del archivo.

Empieza por C

Operación de dividir un conjunto documental en grupos según un criterio (por tipos, departamentos o funciones). Va de lo general a lo particular. Se diferencia de la ordenación, que coloca los elementos dentro de cada grupo en secuencia.

Empieza por D

Unidad mínima e indivisible del archivo. Cada papel, factura, email, informe técnico concreto. El nivel más bajo de la pirámide archivística.

Empieza por E

Unidad documental compuesta por todos los documentos generados para resolver UN caso concreto. Es la unidad básica de trabajo administrativo y tiene un código único.

Empieza por F

Conjunto total de documentos producidos por UNA institución (empresa, ayuntamiento, ministerio, persona…). Es el nivel más alto de la pirámide archivística.

Contiene la G

Eliminación CONTROLADA Y DOCUMENTADA de documentos que han perdido todo valor

Contiene la L

Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de UN MISMO PROCEDIMIENTO o función. ATENCIÓN: se define por el PROCEDIMIENTO, NO por el departamento.

Contiene la M

Por ubicación: combina archivos descentralizados en cada departamento con un archivo central para lo importante. Por soporte: combina papel y electrónico. Es el modelo más habitual en la práctica profesional.

Contiene la N

Cada gran división interna de un fondo, normalmente coincidente con un área funcional o departamento (Recursos Humanos, Urbanismo, Contabilidad…). Nivel 2 de la pirámide archivística. Está por debajo del fondo y por encima de la serie.

Empieza por O

Operación de colocar los elementos dentro de cada grupo siguiendo una secuencia (alfabética, numérica, alfanumérica, temática, geográfica, cronológica).

Empieza por S

Sistema de Gestión de Documentación Administrativa. Conjunto integrado de normas, manual, cuadro de clasificación, tablas de valoración, software y personas que una organización utiliza para gestionar sus documentos.

Empieza por T

Paso controlado de un documento de un archivo a otro (de oficina a central, de central a histórico). Los plazos los fijan el Manual de Archivo y la legislación aplicable. No es un movimiento espontáneo: se documenta con relación de entrega.

Contiene la V

Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una persona, empresa o administración en el ejercicio de su actividad.

 
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