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Gestión documental: archivo y preservación

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Gestión documental y conservación a largo plazo

Created by

Maryen Viviana
Maryen Viviana
Colombia

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Gestión documental: archivo y preservación
 

Gestión documental: archivo y preservaciónOnline version

Gestión documental y conservación a largo plazo

by Maryen Viviana
1

¿Qué es la gestión documental?

2

¿Qué implica la clasificación de documentos?

3

¿Qué es el ciclo de vida de un documento?

4

¿Qué significa transferencia documental?

5

¿Qué se entiende por disposición final?

6

¿Qué es la preservación a largo plazo?

7

¿Qué papel juegan los metadatos en gestión documental?

8

¿Qué es la valoración documental?

9

¿Qué norma o criterio suele guiar la retención de documentos?

10

¿Qué implica un flujo documental eficiente?

Explicación

La gestión documental abarca creación, organización, preservación y disposición final de documentos; no es solo digitalización ni almacenamiento indefinido.

La clasificación facilita localización y uso futuro, no implica eliminar de forma automática ni desorganización.

El ciclo de vida describe las etapas desde creación hasta disposición final o destrucción.

La transferencia implica movimiento seguro y registrado entre custodios o unidades.

Disposición final es la eliminación segura o entrega a archivos centrales autorizados.

La preservación implica conservar la integridad y legibilidad a largo plazo, con metadatos adecuados.

Los metadatos permiten identificar, localizar y gestionar documentos de forma eficiente.

La valoración determina la secuencia de conservación y tiempos de retención.

La retención se basa en normativa y utilidad administrativa, no en caprichos.

Un flujo eficiente asegura trazabilidad, control de acceso y auditable.

 
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