fondo documental acumulado

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valoración de fondos documentales acumulados

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edwing mendoza

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fondo documental acumuladoOnline version valoración de fondos documentales acumulados by edwing mendoza 1 La valoración documental se define como: a Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. b Actividad resultante de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o de Valoración Documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios. c Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final. d Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación. 2 El valor primario se define como: a Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. b Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse permanentemente en un archivo. c Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. d Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. 3 El valor secundario se define como: a Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. b Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. c Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. d Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse permanentemente en un archivo. 4 La valoración de fondos documentales acumulados, comprende tres momentos: a Planeación documental, organización documental y eliminación documental. b Producción documental, gestión y trámite de documentos y digitalización de los documentos. c Diagnóstico del fondo documental, elaboración del plan de trabajo archivístico integral y ejecución del plan de trabajo archivístico integral. d Elaboración de las tablas de valoración documental, selección de documentos y conservación permanente de la documentación del fondo. 5 La fase operativa de organización de fondos documentales acumulados (FDA) comprende: a El establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos. b La elaboración de las herramientas técnicas para intervenir el FDA: inventario en estado natural, historia institucional, cuadro evolutivo, cuadros de clasificación y fichas de valoración documental, para concluir con la tabla de valoración documental (TVD). c Tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documentos. d La aplicación de las TVD si la documentación cumple con los tiempos de retención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series evaluadas. 6 La selección documental tiene como objetivo fundamental: a Aplicarla a la documentación que no cuenta ya con valores primarios y que no generan valores secundarios; por lo tanto, debe ser eliminada. b Proponer conservación total para aquellas series, subseries o asuntos documentales valoradas como patrimoniales, porque como fuentes primarias únicas y originales, evidencian y reportan interés para la historia, brindan información para la investigación científica y contienen elementos culturales. c Elaborar herramientas como Historia institucional, Inventarios documentales por periodos institucionales, Cuadros de clasificación documental por periodos institucionales y Fichas de valoración documental para fondo documental acumulado. d Ser una labor operativa de separación de documentos de conservación permanente y de los que no los son.

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La valoración documental se define como:

El valor primario se define como:

El valor secundario se define como:

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La fase operativa de organización de fondos documentales acumulados (FDA) comprende:

La selección documental tiene como objetivo fundamental: