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Gestión de archivos - Guía 3 (SENA)

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Gestión de archivos - Guía 3 (SENA)

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Organización de archivos

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SAUL SERRANO ACEVEDO
SAUL SERRANO ACEVEDO
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Gestión de archivos - Guía 3 (SENA)
 

Gestión de archivos - Guía 3 (SENA)Online version

Organización de archivos

by SAUL SERRANO ACEVEDO
1

¿Qué etapa describe la clasificación de documentos según su tema o función?

2

¿Qué característica define la/normativa de una nomenclatura de archivos?

3

¿Qué es el ciclo de vida de un documento?

4

En un sistema de gestión documental, ¿qué permite la metadatos?

5

¿Qué tipo de archivo se maneja como activo para uso frecuente?

6

¿Qué indica un indicador de retención administrativa?

7

Verdadero o falso: la destrucción de documentos debe hacerse sin registro alguno para ahorrar recursos.

8

¿Qué opción describe mejor el archivo histórico?

9

¿Qué técnica mejora la seguridad de la información en archivos?

10

Verdadero o falso: la indexación solo sirve para archivos digitales, no físicos.

11

¿Qué proceso garantiza que la información sea confiable a lo largo del tiempo?

12

¿Qué se entiende por control de versiones en gestión documental?

13

Verdadero o falso: la copia de seguridad debe realizarse solo cuando hay cambios importantes.

14

¿Qué debe incluirse en un plan de retención documental?

15

¿Cuál es una buena práctica para la gestión de archivos digitales?

16

Verdadero o falso: el acceso a información confidencial debe ser público para transparencia.

17

¿Qué tipo de documentación acompaña a cada expediente para su gestión?

18

¿Qué acción evita la duplicidad de archivos en un sistema?

19

Verdadero o falso: la destrucción de archivos debe documentarse y justificar su eliminación.

Explicación

La clasificación agrupa documentos por tema/función para facilitar búsqueda.

La nomenclatura debe ser consistente para identificar fácilmente los archivos.

Describe las fases desde creación hasta destrucción conforme políticas.

Los metadatos describen el contenido y ayudan a localizarlo.

El archivo activo es el que se consulta con frecuencia.

La clasificación de retención define tiempos de conservación.

La destrucción debe registrarse para trazabilidad y cumplimiento.

El archivo histórico conserva documentos de valor a largo plazo.

Los controles de acceso limitan quién puede ver o modificar.

La indexación puede aplicarse a ambos, aunque con métodos distintos.

La gestión de calidad asegura integridad, precisión y trazabilidad.

Permite ver quién y cuándo modificó un documento.

Las copias de seguridad periódicas evitan pérdidas por fallos.

Define cuánto conservar y cuándo eliminar conforme normativa.

Una estructura clara facilita acceso y control.

La confidencialidad exige restringir el acceso según roles.

Metadatos y registros de movimientos aseguran trazabilidad.

El control de versiones y deduplicación mantienen consistencia.

La trazabilidad exige registrar destrucción y justificación.

 
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