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Organización de archivos

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dunnys jimenez
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Técnicas de organización documental
 

Técnicas de organización documentalOnline version

Organización de archivos

by dunnys jimenez
1

"Como Técnico de Archivo, para que la foliación sea oficial y no se pueda alterar, debo numerar las hojas con bolígrafo de tinta negra o azul". ¿Verdadero o Falso?

2

"Si un memorando tiene texto impreso por ambas caras (recto y vuelto), debo escribirle un número de folio a la cara de adelante y otro número diferente a la cara de atrás". ¿Verdadero o Falso?

3

"Si estoy foliando y me salto el número 15 (paso del 14 al 16), debo desfoliar y volver a numerar todo el archivo desde ahí en adelante". ¿Verdadero o Falso?

Escoge una o varias respuestas

4

"Una sola carpeta de archivo puede contener hasta 500 folios (hojas) para ahorrar espacio y ganchos en el estante". ¿Verdadero o Falso?

5

"Las circulares y los memorandos se pueden archivar juntos en la misma carpeta porque ambos son comunicaciones Oficiales de la empresa". ¿Verdadero o Falso?

6

"Al organizar la Historia Laboral de María López, el primer documento que debo ver al abrir la carpeta debe ser el más antiguo (ej. su Hoja de Vida de contratación)". ¿Verdadero o Falso?

7

¿La factura de compra No. 4587 y la orden de compra No. 325 pertenecen a la dependencia de Contabilidad?. ¿Verdadero o Falso?

8

Las circulares y memorandos encontrados deben clasificarse dentro de la serie "Historias Laborales".¿ Verdadero o falso?

9

El duplicado de la factura de venta No. 8541 debe conservarse obligatoriamente dentro de la misma carpeta junto a la factura original. ¿Verdadero o falso?

10

El Formato Único de Inventario Documental (FUID) solo es obligatorio cuando la empresa va a eliminar documentos de forma masiva. ¿Verdadero o falso?

11

El monitoreo de la humedad relativa en el depósito de archivo ayuda a prevenir la aparición de hongos en documentos como la factura afectada. ¿Verdadero o falso?

Explicación

La norma exige usar lápiz de mina blanda (HB o 2B) por si se cometen errores técnicos, poder corregir sin tachar ni dañar el documento original.

Solo se escribe el número en la cara principal. Si la de atrás tiene texto, se folia adelante y el sistema sabe que el respaldo es parte de ese mismo folio. No se duplica el número

La foliación debe ser un consecutivo perfecto y estricto (1, 2, 3, 4...). Si hay un salto, se debe corregir borrando con cuidado desde el error en adelante para no alterar el inventario real de folios.

Por norma técnica y para garantizar la conservación del papel, una carpeta debe tener un máximo ideal de 200 folios. Si la serie tiene más hojas, se abre la "Carpeta 2".

Aunque ambas son comunicaciones, son Series Documentales diferentes debido a su alcance administrativo (el memorando es interno/específico y la circular es general).

El orden cronológico en archivo se aplica de abajo hacia arriba. Lo primero que ocurrió va al inicio (Folio 1) y lo más reciente va al final de la carpeta.

Pertenecen originalmente a la dependencia de Compras, ya que es el área que genera el requerimiento y gestiona el proceso con el proveedor. Contabilidad maneja los soportes de pago (comprobantes de egreso/ingreso).

Las circulares y memorandos corresponden a la serie de Comunicaciones Oficiales (producidas por la Gerencia).

Durante la fase de depuración documental, los duplicados idénticos deben ser eliminados si ya se cuenta con el original foliado en la serie. Dejar copias idénticas solo satura el espacio físico y dificulta la consulta.

El FUID es el instrumento de control archivístico más importante. Se utiliza para transferencias documentales (del archivo de gestión al central), para procesos de entregas de cargo, para inventarios de contingencia y para el control y consulta diaria, no solo para eliminación.

Los microorganismos y hongos (riesgo biológico) necesitan un ambiente con alta humedad (generalmente superior al 60%) para proliferar. Controlar este factor ambiental de forma preventiva evita la degradación del papel y protege la salud de los archivistas.

 
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