Kaedah Penyediaan DokumentasiOnline version
Kuiz ini direka khas untuk menguji kefahaman dan pengetahuan para pelatih mengenai pengurusan dokumentasi di dalam skop Pentadbiran Pejabat (Office Administration). Soalan-soalan di dalam kuiz ini digubal sepenuhnya berdasarkan modul N821-001-3:2020-C06 Office Documentation Preparation.
1
Apakah takrifan yang paling tepat bagi sebuah "Dokumen"?
a
Bukti transaksi urusan kerajaan yang sudah muktamad dan tidak boleh diubah.
b
Maklumat yang diwujudkan dalam bentuk kertas, imej diimbas, atau elektronik yang masih boleh dipinda.
c
Fail sejarah yang mengandungi maklumat negeri daripada kerajaan semata-mata.
d
Kertas perakaunan yang hanya merekodkan sistem kredit sahaja.
2
Berapakah jumlah maksimum helaian kertas yang dibenarkan untuk disimpan di dalam satu folder fail?
a
100 helaian
b
150 helaian
c
250 helaian
d
500 helaian
3
Manakah antara berikut merupakan tiga peringkat pembentukan dokumen yang betul?
a
Penyediaan, Penyimpanan, Pengedaran
b
Pendaftaran, Edisi, Pelaksanaan
c
Imbasan, Fail, Pemusnahan
d
Semakan, Cetakan, Jilid
4
Apakah jenis nota atau memo yang digunakan khusus untuk menggariskan kedudukan tertentu atau melaporkan sesuatu pelanggaran dan kegagalan berfungsi dalam syarikat?
a
Nota penerangan
b
Nota debit
c
Borang pesanan
d
Memo dalaman
5
Apakah perbezaan utama antara dokumen kewangan dan dokumen bukan kewangan?
a
Dokumen kewangan melibatkan amaun pembayaran/penerimaan tunai atau cek, manakah dokumen bukan kewangan melibatkan proses pesanan dan penerimaan barangan/perkhidmatan.
b
Dokumen kewangan disimpan dalam folder, manakala dokumen bukan kewangan tidak perlu difailkan.
c
Dokumen kewangan hanya ditulis dalam bahasa Inggeris, manakala dokumen bukan kewangan dalam bahasa Melayu.
d
Dokumen kewangan mempunyai 5 salinan warna, manakala dokumen bukan kewangan tiada salinan.
6
Invois disediakan dalam tiga (3) salinan yang berbeza warna. Apakah warna-warna tersebut?
a
Putih, Biru, Hijau
b
Merah, Biru, Kuning
c
Putih, Kuning, Merah
d
Hitam, Putih, Kelabu
7
Apakah fungsi utama Nota Kredit yang dihantar oleh pembekal kepada pembeli?
a
Untuk menambah hutang pembeli kerana terkurang catat dalam invois.
b
Untuk mengurangkan hutang pembeli akibat pemulangan barang yang rosak atau salah jenama.
c
Sebagai bukti pengesahan bahawa barangan telah selamat dikirimkan.
d
Untuk menyenaraikan harga barang-barang yang ingin dipesan oleh pembeli.
8
Manakah antara situasi berikut yang menyebabkan Nota Debit dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli?
a
Pembeli memulangkan bekas kosong seperti botol dan kotak yang telah dikenakan bayaran.
b
Penjual memberikan diskaun, komisen, atau elaun tambahan kepada pembeli.
c
Invois yang dihantar sebelum ini terkurang catat atau pembeli dikenakan bayaran yang kurang daripada sepatutnya.
d
Barang yang dihantar mengalami kerosakan atau kualiti yang tidak baik.
9
Kumpulan dokumen manakah yang dikategorikan sepenuhnya sebagai Dokumen Bukan Kewangan?
a
Invois, Resit, Baucer pembayaran
b
Sebut harga, Nota serahan, Borang pesanan
c
Bil utiliti, Penyata bank, Nota debit
d
Dekri Presiden, Undang-undang, Penyata bank
10
Apakah kepentingan Nota Serahan dalam urusan penerimaan barangan?
a
Ia berfungsi sebagai borang tuntutan insurans sekiranya barang hilang.
b
Ia merupakan dokumen pengesahan penerimaan barangan yang dihantar oleh pembekal dengan betul dan selamat, serta perlu ditandatangani oleh pembeli.
c
Ia digunakan untuk memberitahu jumlah bayaran tunai yang perlu dijelaskan dengan segera.
d
Ia dihantar untuk menuntut faedah atau bunga ke atas hutang yang melampaui tempoh kredit.
11
Antara berikut, yang manakah merupakan contoh bagi Dokumen Sejarah?
a
Cek, bon, dan surat kredit
b
Dekri Presiden, Undang-undang, dan Peraturan Tempatan
c
Fosil, rakaman filem perjuangan, autobiografi, dan manuskrip pengisytiharan
d
Bil utiliti air, elektrik, dan langganan internet
12
Manakah antara berikut TIDAK benar mengenai kaedah penyimpanan kertas dokumen di dalam fail/kes?
a
Dokumen mesti dibahagikan mengikut masa storan yang berbeza.
b
Folder-folder dokumen mestilah dikumpulkan mengikut tahun.
c
Kertas perlu disimpan mengikut susunan kronologi.
d
Dokumen boleh disumbat sehingga overfilling (penyusupan) tanpa perlu mengehadkan jumlah helaian kertas.
