Organización Digital de Información (ASECA)

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Guía de organización digital

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jimmy chacon

Costa Rica

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Organización Digital de Información (ASECA)


Organización Digital de Información (ASECA)Online version Guía de organización digital by jimmy chacon 1 ¿Qué es la organización digital de información? a una simple colección de carpetas sin estructura b solo consiste en crear muchas carpetas c almacenar documentación en dispositivos personales d el conjunto de criterios y acciones utilizados para clasificar, nombrar, almacenar, localizar, actualizar y proteger archivos electrónicos dentro de una estructura lógica. e tener muchos archivos creados sin ningún criterio 2 ¿Qué pregunta debe responder una buena organización para agilizar el acceso? a ¿Quién creó el documento? b ¿Cuál es el formato del archivo? c ¿Cuántas copias existen? d ¿Qué tan grande es la carpeta? e ¿Dónde debe guardarse este documento? 3 ¿Cómo decidir la estructura de carpetas administrativas? a La estructura debe contener al menos 10 niveles b No existe una única estructura válida para todas las organizaciones; puede organizarse según departamento, proceso, tipo documental, proyecto, cliente, periodo o combinación de criterios. c La estructura debe ser siempre por usuario d La estructura se decide al azar para cada documento e Solo se debe estructurar por tipo de archivo 4 Antes de guardar un archivo, ¿qué se debe determinar? a si debe ir en la carpeta de documentos b cuál es la fecha de creación exacta c qué representa y dónde corresponde almacenarlo d quién publicó el archivo e cuál es el tamaño máximo 5 ¿Qué función tiene la clasificación de documentos digitales? a crear archivos sin criterio b renombrar todos los archivos con la misma convención c mezclar documentos personales y empresariales d agrupar información con características comunes e duplicar archivos para seguridad 6 ¿Qué convención básica de nombres puede emplearse para archivos? a Formato + tamaño + fecha b Autor + departamento + año c Solo fecha + versión d Tipo de documento + tema/área + fecha + versión e Nombre del archivo + fecha de creación 7 ¿Qué implica el control básico de versiones en documentos? a deshabilitar las copias de seguridad b eliminar versiones antiguas automáticamente c guardar todos los documentos en una sola carpeta d renombrar archivos sin criterio e registrar la evolución de un documento y distinguir entre fecha de modificación, número de versión y estado 8 ¿Qué ruta lógica muestra una localización rápida de documentos adecuada? a Documentos → Todos b Administración → Reuniones → Actas → 2026 → Agosto c Archivador → 2026 → Agosto d Proveedores → Cotizaciones → 2026 e Gerencia → Presentaciones → 2026 9 ¿Qué equilibrio debe buscar la organización digital? a minimizar la seguridad para facilitar el uso b acceso total para todos c usar solo carpetas planas sin jerarquía d facilidad de acceso y acceso responsable e tener todas las copias en la nube 10 ¿Qué papel cumple el asistente ejecutivo en la gestión de información? a reemplazar la validación humana y la confidencialidad b designar a otros para hacer el trabajo c evitar cualquier uso de IA d facilitar el trabajo administrativo proporcionando información organizada e crear todas las copias de seguridad

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by jimmy chacon

¿Qué es la organización digital de información?

¿Qué pregunta debe responder una buena organización para agilizar el acceso?

¿Cómo decidir la estructura de carpetas administrativas?

Antes de guardar un archivo, ¿qué se debe determinar?

¿Qué función tiene la clasificación de documentos digitales?

¿Qué convención básica de nombres puede emplearse para archivos?

¿Qué implica el control básico de versiones en documentos?

¿Qué ruta lógica muestra una localización rápida de documentos adecuada?

¿Qué equilibrio debe buscar la organización digital?

¿Qué papel cumple el asistente ejecutivo en la gestión de información?