CONOCIMIENTOS GENERALES DE GESTION DOCUMENTALOnline version Este test esta diseñado para adquirir conocimientos en temas relacionados con la Gestión documental y Archivo. Herramienta util para aplicar conocimientos en nuestro puesto de trabajo. by patricia rocha sierra 1 1.Los documentos que no se eliminan se conocen como Respuesta escrita 2 2. Cuando un archivo termina su vida útil Respuesta escrita 3 3. La Actividad que regula los archivos en Colombia se conoce como a a. Ministerio de Cultura b AGN c Gobernaciones d Presidencia 4 4. Solo se puede decir que existe un archivo cuando: a a. Hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles b Cuando se trata de la misma materia, debidamente organizada, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles sin relación c Cuando los documentos están organizados alfabeticamente d Cuando los documentos estan almacenados 5 5. Señalar la respuesta correcta: Serie documental es... a a. Un conjunto de documentos producidos de manera continua como resultado de una misma actividad. Se organizan en torno a un mismo tema o asunto. b b. Un grupo de documentos agrupados por su funcion de control. c c. Ninguna de las anteriores afirmaciones es cierta. d d. Un conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad. Se organizan en torno a un sistema de archivo. 6 6. ¿ Qué es un archivo centralizado? a a. Son documentos de la Administración de acceso publico b b. Cada departamento tiene su propio archivo c c. Combina ambos tipos de archivo d d. Es un archivo localizado en un único departamento 7 7. ¿Documento/s que consta/n de todas las normas establecidas a lo largo de todo el proceso de la creación y mantenimiento del archivo? a a. Manuales de fondo documental b b. Cuadernos de Series documentales c c. Manual de Archivo d d. Manual de expediente documental 8 8. La finalidad de un archivo es: a a. Conservar ordenadamente los documentos b b. Facilitar su localización cuando se necesiten c c. Proteger los documentos del deterioro d d. Todas las respuestas son correctas 9 9. El cuadro de clasificación hace referencia a: a a. Los plazos de permanencia en los archivos del sistema. b b. Al registro de las series documentales con su codificación c c. Al registro de entrada y salida de documentos y registro de préstamos d d. El paso de los documentos entre las distintas partes del archivo 10 10. No es un sistema de ordenación de documentos: a a. Alfanumérico b b. Temático c c. Numérco d d. Provincial 11 11. Indique qué instrumento no se utiliza en un archivo de gestión a a. Registro de transferencias b b. Instrumento de descontrol c c. Cuadro de clasificación d d. Instrumento de busqueda 12 12. Los elementos que intervienen en un sistema de gestión documental son: a a. Los escáneres y dispositivos de digitalización b b. Las redes de telecomunicaciones y transmisión de datos c c. Las bases de datos y el software d d. Todas las respuestas anteriores son correctas 13 13. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida, préstamo, consulta, conservación, reproducción, o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. a a. Abogado b b. Fiscal c c. Juez d d. Testigo 14 14. La archivística tradicional plantea tres principios básicos y universales para la organización de los archivos: a a. Principio de procedencia, Principio de respeto al orden original, Principio de orden natural. b b. Principio de procedencia, principio de clasificación, principio de distribución c c. Principio de clasificación, principio de respeto orden original, principio de orden natural. 15 15. ¿A qué archivo van a parar los documentos recién entregados a la entidad o de consulta frecuente? a a. Todas son correctas b b. Al archivo Semi activo, hasta decidirse cuál es su ubicación final. c c. Si no se admiten a trámite, al Archivo inanctivo d d. Al archivo activo o de gestión. 16 16. ¿Qué no deben contener los registros? a a. Numero de inscripción b b. Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento c c. Identificación del interesado d d. Orden atemporal de recepción. 17 17. ¿De dónde provienen los documentos del Archivo de Gestión? a a. De otros organismos. b b. De otros departamentos c c. Entregados directamente por los interesados. d d. a)b) y c) son correctas 18 18.¿Quién es el responsable directo del Archivo de Gestión? a a. El funcionario b b. El funcionario y su sustituto c c. El funcionario y en última instancia, su superior d d. El funcionario, su sustituto y en última instancia, su superior. 19 19.Cuando el archivo está en el propio departamento por ser utilizado constantemente por dicho departamento: a a. Es un archivo personal b b. Es un archivo que se clasifica según el grado o frecuencia de utilización. c c. Ninguna es correcta d d. Es un archivo descentralizado o parcial y a su vez departamental o por secciones. 20 20.Según el grado o frecuencia de utilización, los archivos pueden ser de 3 tipos: a a. 1) Primarios. 2) Secundarios. 3) Terciarios. b b. 1) Archivos activos. 2) Archivo de Gestión. 3) inactivos c c. 1) Archivos de Gestión. 2) Semiactivos. 3) Inactivos d d. 1) Archivos activos o de gestión 2) Semiactivos. 3) Inactivos. Explicación 1 Historicos 2 Se elimina 3 AGN ( Archivo General de la Nación) 4 Hay una organización, de otro modo otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles 5 un conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad. Se organizan en torno a un sistema de archivo. 6 Es un archivo localizado en un único departamento. 7 Manual de archivo 8 d. Todas las respuestas son correctas 9 b.Al registro de las series documentales con su codificación 10 Provincial 11 Instrumento de descontrol 12 d. Todas las respuestas anteriores son correctas 13 Testigo 14 a. Principio de procedencia, Principio de respeto al orden original, Principio de orden natural. 15 d. Al archivo activo o de gestión 16 d.Orden atemporal de recepción. 17 d.a) b) y c) son correctas 18 El funcionario 19 d.Es un archivo descentralizado o parcial y a su vez departamental o por secciones. 20 d. 1) Archivos activos o de gestión 2) Semiactivos. 3) Inactivos.
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